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Eventorganisation6 Minuten

Tickets für eigene Veranstaltung verkaufen: Kontingente planen

Af Bernhard De LucaOpdateret

Kurz gesagt
  • Lege für jede Ticketkategorie fest, welche Programmpunkte und wie viele Personen die Buchung umfasst.
  • Berechne Kontingente je Programmpunkt und berücksichtige Kombitickets bei jeder betroffenen Platzgrenze.
  • Bestimme Verkaufsstart und Verkaufsschluss mit Uhrzeit sowie eine verantwortliche Person für Bestandsänderungen.
  • Teste vor der Veröffentlichung den vollständigen Buchungsweg auf udansa oder im verlinkten eigenen System.

Eine freie Workshopfläche und ein voller Partyraum können zum selben Event gehören. Wenn dein Team beide unter einer einzigen Restplatzzahl führt, wirkt der Verkauf übersichtlich, bis die erste Kombination nicht mehr passt.

Das brauchst du für die Verkaufsplanung

  • Feststehende Programmpunkte mit Teilnahmeumfang
  • Nutzbare Teilnahmekapazität je Programmpunkt
  • Liste bereits zugesagter Teilnahmeplätze
  • Zugang zum Eventeintrag im udansa hub
  • Festgelegter Buchungsweg für das Event
  • Verantwortliche Person für den Verkaufsbestand

Ein Ticket kann mehrere Platzgrenzen berühren

Für den Ticketverkauf deiner Tanzveranstaltung brauchst du eine Zuordnung zwischen Buchung und Teilnahmeplatz. Ein Ticket kann nur die Party umfassen, nur den Workshop oder beides. Welche Teilnahmeformen du anbietest, folgt aus deinem Veranstaltungskonzept mit klar definiertem Teilnahmeumfang. Für den Verkauf übersetzt du diese Entscheidung in eindeutig benannte Kategorien.

Kontingente gehören zuerst zu den Programmpunkten, nicht zu den Ticketnamen. Ein ausdrücklich ausgedachtes Beispiel: Dein Workshop hat 24 nutzbare Teilnahmeplätze, die anschließende Party 60. Du teilst den Verkauf zunächst in 16 Kombitickets, acht reine Workshoptickets und 44 reine Partytickets auf. Damit sind beide Grenzen eingehalten: 16 plus acht ergibt 24, 16 plus 44 ergibt 60. Bereits zugesagte Plätze würden die verkaufbare Menge entsprechend verringern.

Im udansa hub kannst du dein Event eintragen. Anmeldung und Zahlung kann udansa übernehmen; alternativ führt dein Angebot zu deinem eigenen System. Daraus folgt keine Zusage für automatische Kontingentverknüpfungen, zeitgesteuerte Freischaltungen oder bestimmte Ticketvarianten. Dein Plan muss deshalb auch mit festen Teilkontingenten und dokumentierten Änderungen funktionieren. Wie du den Buchungsweg betrieblich einordnest, erklärt die Anleitung zum Einrichten deiner Online-Buchung. Trage nur Varianten ein, die der tatsächlich eingesetzte Buchungsweg abbildet.

Menschen nehmen an einer geschäftlichen Veranstaltung teil
Ein dokumentierter Test schafft eine gemeinsame Referenz, wenn dein Team später eine unklare Buchung untersucht.

In sieben Schritten zum vorbereiteten Verkauf

  1. Den Teilnahmeumfang aufschreiben

    Schreibe für jeden Programmpunkt auf, was enthalten ist: etwa Workshop mit benanntem Niveau, Party oder beides. Ergänze Datum, Teilnahmezeiten und Ort. Formuliere eine Kurzbeschreibung, aus der auch ohne Kenntnis deines Gesamtprogramms klar wird, wozu eine Buchung berechtigt.

  2. Navngiv billetkategorier tydeligt

    Brug navne som „Workshop og fest“ eller „Kun fest“ i stedet for interne forkortelser. Angiv også, hvor mange personer en booking omfatter. En parbillet tæller for eksempel som to deltagerpladser, og førerrolle og følgerrolle er ikke kønstilknytninger.

  3. Verkaufbare Plätze berechnen

    Ziehe bereits zugesagte Teilnahmeplätze von der nutzbaren Kapazität jedes Programmpunkts ab. Zerlege die verbleibenden Plätze in feste Ticketkontingente, falls keine gemeinsame Bestandsführung verfügbar ist. Rechne jede Kategorie mit ihrer Personenzahl durch; alle Summen müssen innerhalb der jeweiligen Programmpunktgrenze bleiben.

  4. Fastlæg salgsperioder

    Notér start og slut på salget med dato, klokkeslæt og tidszone. Planlæg et tidsrum mellem salgets afslutning og din endelige deltageroversigt. Hvis tidsstyring ikke er tilgængelig, så giv en person ansvaret for at åbne og lukke salget, og tilføj konkrete påmindelser i arbejdskalenderen.

  5. Opsæt bookingforløbet

    Overfør oplysningerne om deltagelse til dit eventopslag på udansa, og opsæt den valgte bookingmetode. Ved en viderestilling skal det korrekte event angives som destination. Afstem kategorier, inkluderede ydelser og antal med din plan, uden at forudsætte funktioner, der ikke er tilgængelige.

  6. Eine Buchung vollständig testen

    Gehe aus Gästesicht von der Eventseite über die Ticketauswahl bis zur vorgesehenen Buchungsbestätigung. Nutze einen verfügbaren Testmodus oder einen dafür vorgesehenen realen Testvorgang. Kontrolliere anschließend Zuordnung, Personenzahl und Bestandsänderung; dokumentiere das Ergebnis und bereinige den Testbestand nachvollziehbar.

  7. Den Verkaufsstart freigeben

    Starte erst, wenn alle angebotenen Kategorien fehlerfrei durch den Buchungsweg führen. Halte den Ausgangsbestand und den Freigabezeitpunkt fest. Bestimme, wer während des Verkaufs Buchungen abgleicht und Kontingente ändert, damit parallele Bearbeitungen nicht dieselben freien Plätze mehrfach vergeben.

Bestandsänderungen ohne neue Unklarheiten

So ja

  • Vor einer Umbuchung den Zielbestand neu berechnen
  • Nicht gebuchte Plätze vor einer Zusage reservieren
  • Jede manuelle Änderung mit Zeitpunkt dokumentieren
  • Bei einem Bestandswiderspruch betroffene Verkäufe pausieren

Sådan skal du ikke gøre

  • Omdanne en festbillet til en kombibillet uden at beregne kapaciteten
  • Give mundtlige tilsagn uden for pladsberegningen
  • Ændre kvoter uden at registrere den hidtidige status
  • Fortsætte salget uændret, når beholdningerne er modstridende

Diese Zustände hältst du zum jeweiligen Zeitpunkt fest

Vor dem Einrichten

Planung

Før salgsstart

Frigivelse

Während des Verkaufs

Abgleich

Ofte stillede spørgsmål

  1. Du har brug for separate kategorier, hvis gæsterne kan booke workshop og fest uafhængigt af hinanden. Et tilbud, der kun kan købes samlet, kan nøjes med en kombinationskategori. Det afgørende er, at deltagelsens omfang er tydeligt: Et generelt navn som „eventbillet“ er ikke nok, hvis der kan vælges mellem forskellige adgangstyper.

Mach dein Tanzevent auf udansa buchbar

Trage dein Event im udansa hub ein, damit Tanzinteressierte es auf den Stadt- und Stilseiten finden. Für deine Anmeldungen und Zahlungen kannst du udansa nutzen oder dein Angebot mit deinem eigenen Buchungssystem verlinken.

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