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Organización de eventos6 minutos

Vender entradas para tu propio evento: planifica los cupos

Por Bernhard De LucaActualizado el

Kurz gesagt
  • Lege für jede Ticketkategorie fest, welche Programmpunkte und wie viele Personen die Buchung umfasst.
  • Berechne Kontingente je Programmpunkt und berücksichtige Kombitickets bei jeder betroffenen Platzgrenze.
  • Bestimme Verkaufsstart und Verkaufsschluss mit Uhrzeit sowie eine verantwortliche Person für Bestandsänderungen.
  • Teste vor der Veröffentlichung den vollständigen Buchungsweg auf udansa oder im verlinkten eigenen System.

Un espacio para talleres con plazas disponibles y una sala de fiestas llena pueden formar parte del mismo evento. Si tu equipo gestiona ambos con una única cifra de plazas restantes, la venta parece sencilla, hasta que la primera combinación deja de encajar.

Das brauchst du für die Verkaufsplanung

  • Elementos fijos del programa con el alcance de participación
  • Capacidad de participación disponible para cada elemento del programa
  • Lista de plazas de participación ya confirmadas
  • Acceso a la ficha del evento en udansa hub
  • Proceso de reserva establecido para el evento
  • Persona responsable del inventario de ventas

Una entrada puede afectar a varios límites de plazas

Para vender entradas para tu evento de baile, necesitas establecer una relación entre la reserva y la plaza de participación. Una entrada puede incluir solo la fiesta, solo el taller o ambas cosas. Las modalidades de participación que ofrezcas dependerán de tu concepto del evento con un alcance de participación claramente definido. Para la venta, traduce esta decisión en categorías con nombres claros.

Los cupos corresponden primero a las actividades del programa, no a los nombres de las entradas. Un ejemplo expresamente ficticio: tu taller tiene 24 plazas disponibles y la fiesta posterior, 60. Primero divides la venta en 16 entradas combinadas, ocho entradas solo para el taller y 44 entradas solo para la fiesta. Así respetas ambos límites: 16 más ocho suman 24, y 16 más 44 suman 60. Las plazas ya comprometidas reducirían en consecuencia la cantidad disponible para la venta.

Puedes publicar tu evento en udansa hub. udansa puede encargarse de las inscripciones y los pagos; como alternativa, tu oferta puede dirigir a tu propio sistema. Esto no implica ninguna garantía de que haya vínculos automáticos entre cupos, activaciones programadas o determinadas variantes de entradas. Por eso, tu plan también debe funcionar con subcupos fijos y cambios documentados. La guía sobre cómo configurar tu reserva online explica cómo gestionar el proceso de reserva en la práctica. Añade solo las variantes que permita el proceso de reserva que realmente utilizas.

Personas participan en un evento empresarial
Una prueba documentada crea una referencia común cuando tu equipo investigue más adelante una reserva poco clara.

In sieben Schritten zum vorbereiteten Verkauf

  1. Den Teilnahmeumfang aufschreiben

    Schreibe für jeden Programmpunkt auf, was enthalten ist: etwa Workshop mit benanntem Niveau, Party oder beides. Ergänze Datum, Teilnahmezeiten und Ort. Formuliere eine Kurzbeschreibung, aus der auch ohne Kenntnis deines Gesamtprogramms klar wird, wozu eine Buchung berechtigt.

  2. Ticketkategorien eindeutig benennen

    Verwende Namen wie „Workshop und Party“ oder „Nur Party“ statt interner Kürzel. Halte daneben fest, wie viele Personen eine Buchung umfasst. Ein Paarticket zählt beispielsweise als zwei Teilnahmeplätze; Führungsrolle und Folgerolle sind keine Geschlechtszuordnung.

  3. Calcular las plazas vendibles

    Resta las plazas de asistencia ya comprometidas de la capacidad disponible de cada actividad. Divide las plazas restantes en cupos fijos de entradas si no está disponible la gestión compartida del inventario. Calcula cada categoría según el número de personas; el total debe mantenerse dentro del límite de cada actividad.

  4. Verkaufszeiträume festlegen

    Notiere Start und Ende des Verkaufs mit Datum, Uhrzeit und Zeitzone. Plane einen Abstand zwischen Verkaufsschluss und deiner abschließenden Teilnehmerübersicht ein. Wenn keine Zeitsteuerung verfügbar ist, ordne das Öffnen und Schließen einer Person mit konkreten Erinnerungen im Arbeitskalender zu.

  5. Den Buchungsweg einrichten

    Übertrage die Teilnahmeinformationen in deinen Eventeintrag auf udansa und richte den gewählten Buchungsweg ein. Bei einer Weiterleitung gehört das korrekte Event als Ziel hinein. Gleiche Kategorien, enthaltene Leistungen und Mengen mit deinem Plan ab, ohne nicht verfügbare Funktionen vorauszusetzen.

  6. Eine Buchung vollständig testen

    Gehe aus Gästesicht von der Eventseite über die Ticketauswahl bis zur vorgesehenen Buchungsbestätigung. Nutze einen verfügbaren Testmodus oder einen dafür vorgesehenen realen Testvorgang. Kontrolliere anschließend Zuordnung, Personenzahl und Bestandsänderung; dokumentiere das Ergebnis und bereinige den Testbestand nachvollziehbar.

  7. Autorizar el inicio de la venta

    Empieza solo cuando todas las categorías ofrecidas permitan completar el proceso de reserva sin errores. Anota el inventario inicial y la hora de autorización. Decide quién concilia las reservas y modifica los cupos durante la venta, para evitar que varias personas asignen las mismas plazas disponibles al mismo tiempo.

Cambios en la información existente sin generar nuevas ambigüedades

Así sí

  • Antes de hacer un cambio de reserva, vuelve a calcular el cupo de destino
  • Reserva las plazas aún disponibles antes de confirmar
  • Registra cada cambio manual con fecha y hora
  • Si hay una discrepancia en el cupo, pausa las ventas afectadas

So nicht

  • Ein Partyticket ohne Kapazitätsrechnung zum Kombiticket machen
  • Mündliche Zusagen außerhalb der Platzrechnung vergeben
  • Kontingente ändern, ohne den bisherigen Stand festzuhalten
  • Bei widersprüchlichen Beständen unverändert weiterverkaufen

Diese Zustände hältst du zum jeweiligen Zeitpunkt fest

Vor dem Einrichten

Planung

Vor dem Verkaufsstart

Freigabe

Während des Verkaufs

Abgleich

Häufige Fragen

  1. Du brauchst getrennte Kategorien, wenn Gäste Workshop und Party unabhängig voneinander buchen können. Ein ausschließlich gemeinsames Angebot kann mit einer Kombikategorie auskommen. Entscheidend ist der verständliche Teilnahmeumfang: Ein allgemeiner Name wie „Eventticket“ reicht nicht, wenn darunter verschiedene Zugänge zur Auswahl stehen.

Haz que tu evento de baile se pueda reservar en udansa

Añade tu evento a udansa hub para que las personas interesadas en bailar lo encuentren en las páginas de ciudades y estilos. Puedes usar udansa para gestionar las inscripciones y los pagos, o enlazar tu oferta con tu propio sistema de reservas.

udansa para organizadores

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