Havainto yhdistää palautteen ja tapahtuman kulun
Palaute kuvaa ensin näkökulmaa, ei vielä syytä. ”Työpaja oli liian hektinen” voi tarkoittaa, että selitykset olivat liian nopeita, aloitus viivästyi tai ryhmä jäi ilman opetusta tilanvaihdon aikana. Jotta tapahtuman jälkipuinti olisi hyödyllinen, yhdistä lausunto siis ajankohtaan, tilanteeseen ja seuraukseen.
Kirjaa kustakin havainnosta nämä tiedot: havainto, lähde, seuraus, mahdollinen syy ja avoimeksi jäänyt epäselvyys. Esimerkki, joka on keksitty: vieraat kertovat jääneensä paitsi työpajan alusta, vieraileva opettaja muistaa osallistujia saapuneen jatkuvasti, ja tiimi kirjasi tilan käyttöönoton viivästyneen. Yhdessä nämä muodostavat ymmärrettävän tapahtumaketjun, mutta eivät vielä todista kaikkia oletettuja syitä.
Pidä alkuperäinen tavoite rinnalla, jotta voit tulkita valituksia mielekkäästi. Voit viitata tapahtumakonseptiisi, jossa kuvataan kohderyhmä ja osallistumistapa. Tarkoituksella avoimessa tanssi-illassa sovelletaan eri mittareita kuin työpajassa, jossa opetus etenee vaiheittain.
Jälkipuinti päättyy tapahtuman kulkua koskeviin päätöksiin. Talousasioiden selvittely ja pitkäaikainen asiakassuhteiden ylläpito ovat erillisiä tehtäviä. Siirrä sovitut muutokset sen jälkeen niihin materiaaleihin, joiden avulla järjestät tanssitapahtumasi, sen sijaan että loisit toisen, ristiriitaisen suunnittelujärjestelmän. Kirjaa myös onnistuneet toimintatavat selvästi vakiokäytännöiksi. Muuten seuraavalla kerralla saatat muuttaa juuri sen, mikä toimi luotettavasti.
