Tapahtumasi hätäsuunnitelma selkeyttää ilmoituskanavia

Tanssitapahtumassa joku huomaa usein välikohtauksen ensimmäisenä tapahtuman laidalla: opettaja, narikan työntekijä tai vastaanotossa oleva henkilö. Havainnon on tavoitettava vastuuhenkilö, jotta se ei huku tapahtuman yleiseen hälinään. Siksi rooli, yhteydenottotapa ja sijainen kuuluvat yhteen osana hätätilanteisiin varautumista. Ilmoituksesta on myös saatava kuittaus: pelkkä lähetetty viesti ei todista, että joku reagoi.

Sisällön tulee olla konkreettinen: mitä havaittiin, missä huoneessa tai alueella ja kehen saa yhteyden lisäkysymyksiä varten? Lääketieteellisessä tilanteessa havainto ei ole diagnoosi. Välittömässä vaaratilanteessa sisäinen ilmoitusketju ei saa viivästyttää soittamista paikalliseen hätänumeroon. Tiimisi on pystyttävä kertomaan tarkka tapahtumapaikka ja sovittu sisäänkäynti.

Sovi näistä yhteyksistä etukäteen yhdessä tapahtumapaikan ja asianmukaisten pätevien asiantuntijatahojen kanssa. Paikalliset vaatimukset ja toimivaltuudet riippuvat tapahtumapaikasta ja tapahtumasta. Tällä sivulla selitetään viestintää, mutta se ei korvaa lääketieteellisiä ohjeita, turvallisuussuunnitelmaa, oikeudellista arviota eikä toiminnan suunnittelua. Tanssitapahtuman järjestämisen yhteydessä tämä on oma koordinointikokonaisuutensa, ei ylimääräinen ohjelmanumero.

Yhteinen ilmoituskanava ei tarkoita, että yhden henkilön pitäisi ratkaista kaikki ongelmat itse. Lääketieteellisessä hätätilanteessa ulkopuolinen apu tarvitsee tarkat sijaintitiedot ja helposti saavutettavan vastaanottopisteen. Tehtävään nimetty henkilö voi opastaa saapuvat auttajat oikeaan paikkaan. Tapahtuman sisäinen koordinaattori pitää yhteyttä tiimiin tekemättä kuitenkaan asiantuntijapäätöksiä.

Sähkökatkon teknisestä arvioinnista vastaavat sen sijaan tapahtumapaikan siihen nimetyt henkilöt. Tiimisi ei käsittele katkosta pelkkänä musiikkiongelmana eikä tee omavaltaisia toimenpiteitä sähkölaitteisiin. Viestintää varten tarvitaan varajärjestely, joka ei riipu vikaantuneesta tekniikasta. Kaikkiin puhelimiin asennettu viestisovellus ei ole luotettava varajärjestely, jos rakennuksessa ei ole kenttää.

Myös tapaamispaikoilla on eri tarkoitukset: ulkopuolisen avun vastaanottopiste sijaitsee sovitulla sisäänkäynnillä. Sisäinen yhteyspiste on koordinointia varten. Vieraille mahdollisesti osoitettu kokoontumispaikka määräytyy paikallisten ohjeiden mukaan, eikä se ole automaattisesti sama paikka. Nämä paikat eivät saa tukkia sisäänkäyntejä tai tarvittavia kulkureittejä. Selkeät nimet auttavat enemmän kuin spontaanit ilmaukset, kuten ”edessä oven luona”.

Kun tanssilattialla pidetään tauko, herää heti kysymyksiä. DJ saattaa huomata vain äänentoiston häiriön, kun taas vastaanotto on jo saanut toisenlaisen ilmoituksen. Tapahtuman hätäviestinnässä nämä tiedot on koottava yhteen ennen kuin eri henkilöt alkavat levittää ristiriitaisia tietoja. Siksi on sovittu etukäteen, kuka muotoilee vieraille annettavat vahvistetut tiedot ja kuka välittää ne.

Pelkkä ilmoitus keskeytyksestä voisi kuulua näin: ”Keskeytämme ohjelman. Saat lisätietoja juonnon kautta.” Tämä sanamuoto ei korvaa tilanteen mukaan annettavia turvallisuusohjeita. Jos ihmisten on siirryttävä tai tila tyhjennettävä, noudatetaan asiantuntijoiden kanssa sovittuja paikallisia toimintatapoja. Viestintätavan on myös tavoitettava vieraat, jotka eivät kuule kaiutinilmoitusta tai ymmärrä tapahtuman kieltä.

Päätös tapahtuman jatkamisesta tai keskeyttämisestä on pidettävä erillään sen toteuttamisesta: tekniikka ja juontaja panevat vahvistetun päätöksen täytäntöön. Pelkkä näkyvän vian korjaaminen ei automaattisesti riitä. Tanssikoulusi toiminnan järjestämisessä ajantasaiselle yhteystietolistalle varataan tietty säilytyspaikka. Tapahtumabriefingissä lista on tiimin käytettävissä, ja siihen sisältyvät myös varayhteystavat ja sovittu päätösvastuu.