ダンスレッスンのペア申込を変更する：別々の参加確定を紐づける

2人分の確認メールを開いて、それぞれの名前、予約番号、ステータスを書き留めて。ステータスが「申し込みを受け付けました」なのか、実際に席が確保されたのかを区別して、片方の結果がまだ出ていないのに、2人分の席が確保されたと誤って伝えないようにしよう。

コース番号、開催場所、開始日、時刻、レベルを比べてください。これらの情報が一致していれば、2人を同じコースに割り当てるよう依頼できます。一致しない場合は、予約済みの2つのコースと希望するコースをそれぞれ伝え、すでに変更が完了したかのように書かないでください。

何が不足しているのか、または何が誤っているのかを具体的に書いてください。相互の名前の記載がないこと、個人への明示的な割り当てがあること、またはパートナー名が誤っていることなどです。個別のメッセージしかない場合は、「ペアの割り当てをこちらでは確認できません」と書き、「予約内容を間違えています」とは書かないでください。

次のテンプレートを使いましょう。「件名：ペア登録、講座 [Nummer]。[Name, Buchungsnummer] と [Name, Buchungsnummer] をペアとして登録してください。二人の既存の申し込みはどちらもそのまま残してください。二人の名前、講座、ペア登録について、書面で確認をお願いします。」

「私たち二人はこのマッチングを希望します」と追記し、確認メールに記載された事業者にメッセージを送信してください。相手の同意を得て、その人をCCに入れてください。事業者から本人の個別の同意を求められた場合は、同じメッセージスレッドで返信してもらってください。

自分の依頼内容に照らして、返信を確認しましょう。二人はペアとして同じコースに登録されていますか？「変更が完了しました」のような一般的なメッセージでは、内容がはっきりしません。別の手続きを新たに始めるのではなく、既存のやり取りに不足している情報を添えて返信しましょう。

明確な合意を、元の確認書と一緒に保存しておこう。新しい確認ファイルがなくても、書面で補足すれば修正後の内容を記録できる。補足書面に予想外の日程や料金の変更、名前の削除が含まれている場合は、まだ修正が完了したとみなさないで。