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Eventorganisation6 Minuten

Tickets für eigene Veranstaltung verkaufen: Kontingente planen

글: Bernhard De Luca업데이트:

Kurz gesagt
  • Lege für jede Ticketkategorie fest, welche Programmpunkte und wie viele Personen die Buchung umfasst.
  • Berechne Kontingente je Programmpunkt und berücksichtige Kombitickets bei jeder betroffenen Platzgrenze.
  • Bestimme Verkaufsstart und Verkaufsschluss mit Uhrzeit sowie eine verantwortliche Person für Bestandsänderungen.
  • Teste vor der Veröffentlichung den vollständigen Buchungsweg auf udansa oder im verlinkten eigenen System.

Eine freie Workshopfläche und ein voller Partyraum können zum selben Event gehören. Wenn dein Team beide unter einer einzigen Restplatzzahl führt, wirkt der Verkauf übersichtlich, bis die erste Kombination nicht mehr passt.

Das brauchst du für die Verkaufsplanung

  • Feststehende Programmpunkte mit Teilnahmeumfang
  • Nutzbare Teilnahmekapazität je Programmpunkt
  • Liste bereits zugesagter Teilnahmeplätze
  • Zugang zum Eventeintrag im udansa hub
  • Festgelegter Buchungsweg für das Event
  • Verantwortliche Person für den Verkaufsbestand

Ein Ticket kann mehrere Platzgrenzen berühren

Für den Ticketverkauf deiner Tanzveranstaltung brauchst du eine Zuordnung zwischen Buchung und Teilnahmeplatz. Ein Ticket kann nur die Party umfassen, nur den Workshop oder beides. Welche Teilnahmeformen du anbietest, folgt aus deinem Veranstaltungskonzept mit klar definiertem Teilnahmeumfang. Für den Verkauf übersetzt du diese Entscheidung in eindeutig benannte Kategorien.

Kontingente gehören zuerst zu den Programmpunkten, nicht zu den Ticketnamen. Ein ausdrücklich ausgedachtes Beispiel: Dein Workshop hat 24 nutzbare Teilnahmeplätze, die anschließende Party 60. Du teilst den Verkauf zunächst in 16 Kombitickets, acht reine Workshoptickets und 44 reine Partytickets auf. Damit sind beide Grenzen eingehalten: 16 plus acht ergibt 24, 16 plus 44 ergibt 60. Bereits zugesagte Plätze würden die verkaufbare Menge entsprechend verringern.

Im udansa hub kannst du dein Event eintragen. Anmeldung und Zahlung kann udansa übernehmen; alternativ führt dein Angebot zu deinem eigenen System. Daraus folgt keine Zusage für automatische Kontingentverknüpfungen, zeitgesteuerte Freischaltungen oder bestimmte Ticketvarianten. Dein Plan muss deshalb auch mit festen Teilkontingenten und dokumentierten Änderungen funktionieren. Wie du den Buchungsweg betrieblich einordnest, erklärt die Anleitung zum Einrichten deiner Online-Buchung. Trage nur Varianten ein, die der tatsächlich eingesetzte Buchungsweg abbildet.

Menschen nehmen an einer geschäftlichen Veranstaltung teil
Ein dokumentierter Test schafft eine gemeinsame Referenz, wenn dein Team später eine unklare Buchung untersucht.

판매 준비를 위한 7단계

  1. 참가 범위 작성하기

    각 프로그램 항목에 포함되는 내용을 적어 주세요. 예를 들어 수준을 명시한 워크숍, 파티 또는 두 가지 모두인지 적으면 됩니다. 날짜, 참가 시간, 장소도 추가해 주세요. 전체 프로그램을 몰라도 예약으로 무엇을 이용할 수 있는지 알 수 있도록 짧은 설명을 작성해 주세요.

  2. 티켓 종류를 명확하게 표시하기

    ‘워크숍 및 파티’ 또는 ‘파티만’과 같은 이름을 사용하고, 내부 약어는 사용하지 마. 이와 함께 한 번의 예약에 몇 명이 포함되는지도 기록해. 예를 들어 커플 티켓은 참가 인원 2명으로 계산해. 리드 역할과 팔로우 역할은 성별 구분이 아니야.

  3. Verkaufbare Plätze berechnen

    Ziehe bereits zugesagte Teilnahmeplätze von der nutzbaren Kapazität jedes Programmpunkts ab. Zerlege die verbleibenden Plätze in feste Ticketkontingente, falls keine gemeinsame Bestandsführung verfügbar ist. Rechne jede Kategorie mit ihrer Personenzahl durch; alle Summen müssen innerhalb der jeweiligen Programmpunktgrenze bleiben.

  4. 판매 기간 설정하기

    판매 시작일과 종료일, 시간, 시간대를 기록해 둬. 판매 종료 시점과 최종 참가자 명단을 확인하는 시간 사이에 여유를 두고 계획해. 시간 설정 기능을 사용할 수 없다면, 업무 캘린더에 구체적인 알림을 설정해 판매를 열고 닫을 담당자를 정해 둬.

  5. 예약 방식 설정하기

    참가 정보를 udansa의 이벤트 등록 페이지에 옮기고 선택한 예약 방식을 설정하세요. 다른 곳으로 연결할 경우 올바른 이벤트를 목적지로 지정하세요. 카테고리, 포함된 서비스, 수량을 이용 계획과 대조하고, 제공되지 않는 기능은 사용할 수 있다고 가정하지 마세요.

  6. Eine Buchung vollständig testen

    Gehe aus Gästesicht von der Eventseite über die Ticketauswahl bis zur vorgesehenen Buchungsbestätigung. Nutze einen verfügbaren Testmodus oder einen dafür vorgesehenen realen Testvorgang. Kontrolliere anschließend Zuordnung, Personenzahl und Bestandsänderung; dokumentiere das Ergebnis und bereinige den Testbestand nachvollziehbar.

  7. Den Verkaufsstart freigeben

    Starte erst, wenn alle angebotenen Kategorien fehlerfrei durch den Buchungsweg führen. Halte den Ausgangsbestand und den Freigabezeitpunkt fest. Bestimme, wer während des Verkaufs Buchungen abgleicht und Kontingente ändert, damit parallele Bearbeitungen nicht dieselben freien Plätze mehrfach vergeben.

Bestandsänderungen ohne neue Unklarheiten

So ja

  • Vor einer Umbuchung den Zielbestand neu berechnen
  • Nicht gebuchte Plätze vor einer Zusage reservieren
  • Jede manuelle Änderung mit Zeitpunkt dokumentieren
  • Bei einem Bestandswiderspruch betroffene Verkäufe pausieren

이렇게 하면 안 돼

  • 수용 인원을 계산하지 않고 파티 티켓을 콤비 티켓으로 바꾸기
  • 좌석 계산에 포함하지 않고 구두로 약속하기
  • 이전 수량을 기록하지 않은 채 할당량 변경하기
  • 재고가 서로 맞지 않는데도 기존대로 계속 판매하기

Diese Zustände hältst du zum jeweiligen Zeitpunkt fest

Vor dem Einrichten

Planung

판매 시작 전

승인

Während des Verkaufs

Abgleich

자주 묻는 질문

  1. 참가자들이 워크숍과 파티를 각각 따로 예약할 수 있다면 카테고리를 분리해야 합니다. 두 프로그램을 항상 함께 제공한다면 통합 카테고리 하나로 충분할 수 있습니다. 중요한 것은 참가 범위를 이해하기 쉽게 안내하는 것입니다. 선택할 수 있는 입장 유형이 여러 가지라면 „이벤트 티켓“처럼 포괄적인 이름만으로는 충분하지 않습니다.

Mach dein Tanzevent auf udansa buchbar

Trage dein Event im udansa hub ein, damit Tanzinteressierte es auf den Stadt- und Stilseiten finden. Für deine Anmeldungen und Zahlungen kannst du udansa nutzen oder dein Angebot mit deinem eigenen Buchungssystem verlinken.

udansa für Veranstalter

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