Hopp til hovedinnhold
Arrangementsflyt6 minutter

Slik følger du opp arrangementet ditt

Av Mary De LucaOppdatert

Kort sagt
  • Du samler tilbakemeldinger fra gjester, gjestelærere og teamet hver for seg, og sorterer dem etter konkrete situasjoner.
  • I oppsummeringen i etterkant skiller du observasjoner fra antakelser og prioriterer problemer etter hvilken innvirkning de har.
  • For hver vedtatte endring noterer du en ansvarlig person, en frist og et resultat som kan gjenkjennes.
  • Du tar med uavklarte oppgaver i forberedelsene til neste utgave og kontrollerer at de blir gjennomført der.

Etter den siste dansen står det ofte igjen to historier: et begeistret publikum og et utslitt team. Begge kan være sanne. En nyttig evaluering synliggjør også friksjonen gjestene ikke har lagt merke til.

Dette trenger du til debriefen

  • Tilbakemeldinger fra gjester, gjestelærere og teamet
  • Planlagt program og notater om det faktiske forløpet
  • Felles dokument for funn og beslutninger
  • Deltakere med innsikt i de berørte arbeidsprosessene
  • Avklart møteleder og referent

Et funn knytter tilbakemelding og forløp sammen

En tilbakemelding beskriver først et perspektiv, ikke en årsak. «Workshopen var for hektisk» kan bety at forklaringene gikk for raskt, at oppstarten ble forsinket, eller at gruppen gikk glipp av undervisning under et rombytte. For å kunne evaluere arrangementet på en god måte kobler du derfor utsagnet til et tidspunkt, en situasjon og en konsekvens.

Bruk disse feltene for hvert funn: observasjon, kilde, konsekvens, mulig årsak og uavklart spørsmål. Et uttrykkelig oppdiktet eksempel: Gjestene forteller at de gikk glipp av starten på en workshop; gjestelæreren husker at deltakerne kom inn fortløpende; teamet noterte at rommet ble frigitt for sent. Til sammen gir dette et forståelig hendelsesforløp, men det beviser ennå ikke alle de antatte årsakene.

Sett det opprinnelige målet ved siden av, slik at du kan vurdere tilbakemeldinger på en god måte. Det holder å vise til ditt arrangementskonsept med målgruppe og deltakelsesform. Et bevisst åpent dansearrangement krever andre vurderingskriterier enn en workshop der innholdet bygger videre på det foregående.

Oppsummeringen etter arrangementet avsluttes med beslutninger om gjennomføringen. Økonomisk oppgjør og langsiktig kundelojalitet er separate oppgaver. Før deretter vedtatte endringer inn i dokumentene du bruker når du organiserer dansearrangementet ditt, i stedet for å opprette et nytt planleggingssystem som kan komme i konflikt med det eksisterende. Ta også vare på gode rutiner som en fast standard: Ellers kan neste arrangement ende med å endre nettopp det som fungerte pålitelig.

Et felles lagringssted sørger for at vedtatte endringer ikke bare blir stående i den personlige notatboken til en av de involverte.
Et felles lagringssted sørger for at vedtatte endringer ikke bare blir stående i den personlige notatboken til en av de involverte.

Sju trinn til endringer som kan gjennomføres

  1. Ta vare på minner og tilbakemeldinger

    Ta vare på teamnotater og tilbakemeldinger som allerede har kommet inn etter arrangementet. Gi gjester og gjestelærere de samme korte spørsmålene: Hva fungerte, hvor stoppet det opp, hvilken situasjon sikter du til? Samle konkrete opplevelser i stedet for generelle tilfredshetsskårer, og hold perspektivene adskilt til å begynne med.

  2. Samle utsagn etter situasjon

    Sorter materialet etter for eksempel starten på undervisningen, orientering, bytte av rom og oppfølging. Samle utsagn om samme hendelse, uten å fjerne erfaringer som skiller seg fra hverandre. En slik samling er nyttig når du kan se hvem som opplevde hvilken situasjon, og hvilke følger den fikk.

  3. Gjenskape det faktiske forløpet

    I gjennomgangen etterpå legger du planlagt og faktisk forløp ved siden av hverandre. La de involverte supplere med observasjoner før dere diskuterer årsaker. Marker antakelser tydelig; «beskjeden manglet» må ikke uten belegg bli til «den ansvarlige gjorde ingenting».

  4. Prioriter funn etter konsekvens

    Behandle først hendelser som kan innebære fare eller grenseoverskridelser, separat sammen med ansvarlig leder. Vurder de øvrige funnene ut fra hvor mye de påvirker deltakelsen, risikoen for gjentakelse og hvor mye arbeidsinnsats fra teamet som kan unngås. Det er ikke antallet ganger noe nevnes alene som avgjør rekkefølgen.

  5. Formuler en konkret endring

    Formuler en observerbar endring for hvert prioritert funn. I stedet for «forbedre kommunikasjonen» kan du for eksempel skrive: «Beskjeden om rombytte oppgir hvilket rom dere skal til, og når dere skal starte.» Noter hvilken effekt dere forventer, slik at tiltaket fortsatt er knyttet til det opprinnelige problemet.

  6. Fastsett ansvar og frist

    Legg inn en ansvarlig person, en frist for ferdigstillelse og forventet resultat for hver endring. «Team» er ikke tilstrekkelig som ansvarsangivelse. Legg til nødvendig underlag og en etterprøvbar fullføring, for eksempel «manusteksten står i den godkjente kjøreplanen», slik at ingen bare krysser av for at noe er planlagt.

  7. Ta beslutningene med i forberedelsene

    Send det korte beslutningsreferatet til de involverte og overfør oppgaver til forberedelsene av neste utgave. Legg inn et kontrollpunkt før gjennomføringen. I den påfølgende evalueringen sammenligner du det opprinnelige funnet med de nye observasjonene, ikke bare med oppgavelisten.

Slik holder du evalueringen saklig

Slik, ja

  • Dokumentere en konkret situasjon og virkningen den har
  • La motstridende utsagn stå side om side
  • Behandle én enkelt alvorlig melding separat
  • Også dokumentere rutiner som videreføres

Ikke slik

  • Ta med «Det var kaotisk» som et funn uten å beskrive situasjonen
  • Erstatt den avvikende uttalelsen med flertallets mening
  • Utelat en alvorlig melding fordi den forekommer sjelden
  • Noter bare feil og glem arbeidsmåter som fungerer

Disse resultatene krysser du av etter hvert

Etter arrangementet

Lagring

Etter møtet

Beslutning

Før neste utgave

Gjennomføring

Vanlige spørsmål

  1. Legg evalueringen til kort tid etter arrangementet, så snart de viktigste tilbakemeldingene og notatene om gjennomføringen foreligger. Skriv ned inntrykkene allerede når arrangementet er over, men ta selve diskusjonen med uthvilte deltakere. Det finnes ingen fast, generell frist for dette. Det viktigste er at observasjonene fortsatt er konkrete, og at beslutningene kan brukes i tide.

Gjør arrangementene dine synlige på udansa

Du legger inn arrangementene dine i udansa hub, manuelt eller via et grensesnitt fra administrasjonsprogramvaren din. Anmeldelser fra bekreftede bestillinger kan gi deg flere nyttige innspill til oppfølgingen.

udansa for arrangører

Passer til dette