Hoe je de administratie van je dansschool goed organiseert

Voor de cursusplanning van je dansschool is een lijst met alleen stijl, weekdag en tijdstip niet voldoende. Elke terugkerende cursus moet duidelijk zijn ingedeeld: zaal, docent, niveau, looptijd en capaciteit. Ook het huidige leerniveau hoort in het interne overzicht. ‘Bachata, basis met eenvoudige richtingswisselingen’ geeft een invaller een beter beeld van wat die kan verwachten dan alleen de aanduiding ‘beginners’.

De capaciteit hangt af van de les, niet alleen van de grootte van de zaal. Een groep die op de eigen plek danst, gebruikt de zaal anders dan een groep met bewegingen door de hele ruimte. Tegelijkertijd moet je rooster de wissel tussen de lessen weergeven: aankomende deelnemers, vragen en het verlaten van de zaal vragen om een ingepland overgangsmoment.

Bij cursussen die op elkaar voortbouwen, geef je aan wanneer deelnemers kunnen instromen. Een basiscursus waarin basispassen regelmatig worden herhaald, kan nieuwe deelnemers op een andere manier verwelkomen dan een solodansgroep die midden in een choreografie zit. Voor beide vormen beschrijf je de vereisten als vaardigheden die je kunt waarnemen, bijvoorbeeld zelfstandig op de maat van gewicht kunnen wisselen, in plaats van een onduidelijk aantal maanden leservaring.

Een werkschema bundelt deze gegevens voor de receptie en de docenten. Welke mogelijkheden udansa jouw bedrijf biedt, vind je onder udansa voor dansscholen en studio's. Je interne lesplanning blijft daarbij de basis voor het gepubliceerde aanbod.

Als je danscursussen online boekbaar maakt, moet het aanbod precies de cursus beschrijven die jouw team geeft. Daar horen de data, het niveau, de deelnamemogelijkheden en bij partnerdansen de boeking als paar of als individu bij. In de udansa hub voer je cursussen handmatig in of via een koppeling met je administratieprogramma. udansa kan de inschrijving en betaling regelen, of het aanbod verwijst naar je eigen systeem.

Voor het dagelijkse beheer helpen vier duidelijk onderscheiden statussen: aangevraagd, gereserveerd, bevestigd en beëindigd. Een aanvraag blokkeert nog geen plek. Een reservering houdt een plek vrij tot het afgesproken beslismoment. Een bevestiging telt mee voor de definitieve bezetting. Een beëindigde deelname telt niet langer als actieve plek. Je beheert je wachtlijst daarnaast apart van de bezette plekken.

Een proefles is een afspraak die invloed heeft op de capaciteit, geen voetnoot. De docent krijgt vóór aanvang de namen, voorkennis en, indien van toepassing, de dansrol. Bij de niveau-inschatting let die op ritmegevoel, gewichtsverplaatsingen en het begrip van bekende bewegingsopdrachten. Daarna wordt de passende cursusindeling vastgelegd, zonder dat een proefles stilzwijgend wordt omgezet in een doorlopende deelname.

Ook als je alleen lesgeeft, mogen berichten niet de enige deelnemerslijst vervangen. De mogelijkheden voor zelfstandige dansdocenten op udansa zijn ook bedoeld voor aanbod zonder eigen studio-ontvangst.

De presentielijst laat zien wie er daadwerkelijk aanwezig was; de boekingslijst laat zien wie een plek heeft. Deze gegevens dienen verschillende doelen. Herhaaldelijk afwezig zijn kan relevant zijn voor de aansluiting op de lesstof, maar maakt een geboekte plek niet automatisch vrij. Een plek op de wachtlijst wordt pas aangeboden als er daadwerkelijk een plek vrijkomt.

Bij een cursuswissel heeft de administratie één samenhangende wijziging nodig: de huidige indeling beëindigen, de nieuwe indeling bevestigen en beide docenten informeren. Ook de startdatum en de reeds behandelde lesstof horen daarbij. Zo verwacht de nieuwe docent geen kennisniveau dat de deelnemer die van cursus wisselt nog niet heeft.

Bij cursussen partnerdans bekijk je de rolverdeling per les. Een vergelijkbaar totaal aantal leads en follows helpt weinig als hun aanwezigheid verschilt. Vrijwillige rolwisselingen en aangekondigde rotatie kunnen de les mogelijk maken. Ze vervangen geen passende niveaugroep en mogen er niet van uitgaan dat iedereen beide rollen wil vervullen.

Een uitgevallen les is pas afgehandeld als alle betrokkenen op de hoogte zijn van dezelfde stand van zaken. Je legt de lesdatum vast, informeert de groep via het afgesproken contactkanaal en werkt de planning van de ruimte en docenten bij. Of er een invaller, een inhaalles of een andere oplossing komt, communiceer je uitdrukkelijk. Op de lijst wordt onderscheid gemaakt tussen afgezegde en gegeven lessen, zodat een uitgevallen les later niet als een gemiste les wordt geregistreerd.