Een wijziging van danspaar raakt meerdere lijsten
Bij de openingsdans dient de parenlijst als werkbasis: daarin worden namen gekoppeld aan een ontmoetingspunt, een opstelling of een oproepvolgorde. Een afzegging betreft daarom niet alleen jou. Als er een vervanger opduikt terwijl de verantwoordelijken nog met de eerdere naam werken, kan de overdracht vóór de opkomst stroef verlopen. Een privétoezegging vervangt de officiële wijziging van de parenlijst niet.
Maak ook onderscheid tussen deelnemen aan de dans, toegang en begeleiding. Een vervanger voor de openingsdans neemt niet automatisch een zitplaats of entreekaart over. Ook hoeft je eerdere balbegeleider niet te veranderen. De verschillende rollen van balbegeleider en danspartner blijven ook na een afzegging bestaan.
Voor je melding volstaan de organisatorische feiten: de eerdere persoon kan niet meedoen en je wilt de dansbezetting wijzigen. Een diagnose, persoonlijke conflicten of screenshots van de afzegging horen niet in de groep van je jaarlaag. Als daarnaast een gezamenlijke cursusboeking bestaat, wordt die los van de ballijst aangepast; de aanmelding voor de danscursus voor het eindexamenbal is een aparte procedure. Zo blijft voor de commissie duidelijk welke melding betrekking heeft op de openingsdans. Gebruik voor de wijziging van het danspaar één berichtenreeks, zodat de toezegging, deadline en bevestiging bij elkaar blijven en niet verloren raken tussen privéchats.
