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Eventorganisation6 Minuten

Tickets für eigene Veranstaltung verkaufen: Kontingente planen

โดย Bernhard De Lucaอัปเดต

Kurz gesagt
  • Lege für jede Ticketkategorie fest, welche Programmpunkte und wie viele Personen die Buchung umfasst.
  • Berechne Kontingente je Programmpunkt und berücksichtige Kombitickets bei jeder betroffenen Platzgrenze.
  • Bestimme Verkaufsstart und Verkaufsschluss mit Uhrzeit sowie eine verantwortliche Person für Bestandsänderungen.
  • Teste vor der Veröffentlichung den vollständigen Buchungsweg auf udansa oder im verlinkten eigenen System.

Eine freie Workshopfläche und ein voller Partyraum können zum selben Event gehören. Wenn dein Team beide unter einer einzigen Restplatzzahl führt, wirkt der Verkauf übersichtlich, bis die erste Kombination nicht mehr passt.

Das brauchst du für die Verkaufsplanung

  • Feststehende Programmpunkte mit Teilnahmeumfang
  • Nutzbare Teilnahmekapazität je Programmpunkt
  • Liste bereits zugesagter Teilnahmeplätze
  • Zugang zum Eventeintrag im udansa hub
  • Festgelegter Buchungsweg für das Event
  • Verantwortliche Person für den Verkaufsbestand

Ein Ticket kann mehrere Platzgrenzen berühren

Für den Ticketverkauf deiner Tanzveranstaltung brauchst du eine Zuordnung zwischen Buchung und Teilnahmeplatz. Ein Ticket kann nur die Party umfassen, nur den Workshop oder beides. Welche Teilnahmeformen du anbietest, folgt aus deinem Veranstaltungskonzept mit klar definiertem Teilnahmeumfang. Für den Verkauf übersetzt du diese Entscheidung in eindeutig benannte Kategorien.

Kontingente gehören zuerst zu den Programmpunkten, nicht zu den Ticketnamen. Ein ausdrücklich ausgedachtes Beispiel: Dein Workshop hat 24 nutzbare Teilnahmeplätze, die anschließende Party 60. Du teilst den Verkauf zunächst in 16 Kombitickets, acht reine Workshoptickets und 44 reine Partytickets auf. Damit sind beide Grenzen eingehalten: 16 plus acht ergibt 24, 16 plus 44 ergibt 60. Bereits zugesagte Plätze würden die verkaufbare Menge entsprechend verringern.

Im udansa hub kannst du dein Event eintragen. Anmeldung und Zahlung kann udansa übernehmen; alternativ führt dein Angebot zu deinem eigenen System. Daraus folgt keine Zusage für automatische Kontingentverknüpfungen, zeitgesteuerte Freischaltungen oder bestimmte Ticketvarianten. Dein Plan muss deshalb auch mit festen Teilkontingenten und dokumentierten Änderungen funktionieren. Wie du den Buchungsweg betrieblich einordnest, erklärt die Anleitung zum Einrichten deiner Online-Buchung. Trage nur Varianten ein, die der tatsächlich eingesetzte Buchungsweg abbildet.

Menschen nehmen an einer geschäftlichen Veranstaltung teil
Ein dokumentierter Test schafft eine gemeinsame Referenz, wenn dein Team später eine unklare Buchung untersucht.

เตรียมความพร้อมก่อนขายใน 7 ขั้นตอน

  1. Den Teilnahmeumfang aufschreiben

    Schreibe für jeden Programmpunkt auf, was enthalten ist: etwa Workshop mit benanntem Niveau, Party oder beides. Ergänze Datum, Teilnahmezeiten und Ort. Formuliere eine Kurzbeschreibung, aus der auch ohne Kenntnis deines Gesamtprogramms klar wird, wozu eine Buchung berechtigt.

  2. ตั้งชื่อหมวดหมู่บัตรให้ชัดเจน

    ใช้ชื่ออย่าง „เวิร์กช็อปและปาร์ตี้“ หรือ „ปาร์ตี้เท่านั้น“ แทนคำย่อภายใน และระบุจำนวนคนที่ครอบคลุมต่อการจองด้วย เช่น บัตรคู่จะนับเป็นที่เข้าร่วมสองที่ บทบาทผู้นำและผู้ตามไม่ได้เป็นการระบุเพศ

  3. Verkaufbare Plätze berechnen

    Ziehe bereits zugesagte Teilnahmeplätze von der nutzbaren Kapazität jedes Programmpunkts ab. Zerlege die verbleibenden Plätze in feste Ticketkontingente, falls keine gemeinsame Bestandsführung verfügbar ist. Rechne jede Kategorie mit ihrer Personenzahl durch; alle Summen müssen innerhalb der jeweiligen Programmpunktgrenze bleiben.

  4. กำหนดช่วงเวลาการขาย

    จดวัน เวลา และเขตเวลาที่เริ่มและสิ้นสุดการขาย เว้นช่วงเวลาระหว่างการปิดการขายกับการจัดทำรายชื่อผู้เข้าร่วมฉบับสุดท้าย หากไม่มีระบบตั้งเวลา ให้มอบหมายให้คนใดคนหนึ่งเป็นผู้เปิดและปิดการขาย พร้อมตั้งการแจ้งเตือนที่ชัดเจนไว้ในปฏิทินการทำงานของคุณ

  5. ตั้งค่าวิธีการจอง

    ใส่ข้อมูลการเข้าร่วมลงในรายการอีเวนต์ของคุณบน udansa แล้วตั้งค่าวิธีการจองที่เลือกไว้ หากตั้งค่าให้เปลี่ยนเส้นทาง ให้ระบุอีเวนต์ที่ถูกต้องเป็นปลายทาง ตรวจสอบหมวดหมู่ บริการที่รวมอยู่ และจำนวนให้ตรงกับแผนของคุณ โดยอย่าตั้งสมมติฐานว่ามีฟีเจอร์ที่ไม่พร้อมใช้งาน

  6. Eine Buchung vollständig testen

    Gehe aus Gästesicht von der Eventseite über die Ticketauswahl bis zur vorgesehenen Buchungsbestätigung. Nutze einen verfügbaren Testmodus oder einen dafür vorgesehenen realen Testvorgang. Kontrolliere anschließend Zuordnung, Personenzahl und Bestandsänderung; dokumentiere das Ergebnis und bereinige den Testbestand nachvollziehbar.

  7. Den Verkaufsstart freigeben

    Starte erst, wenn alle angebotenen Kategorien fehlerfrei durch den Buchungsweg führen. Halte den Ausgangsbestand und den Freigabezeitpunkt fest. Bestimme, wer während des Verkaufs Buchungen abgleicht und Kontingente ändert, damit parallele Bearbeitungen nicht dieselben freien Plätze mehrfach vergeben.

Bestandsänderungen ohne neue Unklarheiten

So ja

  • Vor einer Umbuchung den Zielbestand neu berechnen
  • Nicht gebuchte Plätze vor einer Zusage reservieren
  • Jede manuelle Änderung mit Zeitpunkt dokumentieren
  • Bei einem Bestandswiderspruch betroffene Verkäufe pausieren

อย่าทำแบบนี้

  • เปลี่ยนตั๋วปาร์ตี้เป็นตั๋วแบบคอมโบโดยไม่คำนวณความจุ
  • ให้คำยืนยันด้วยวาจาโดยไม่นับรวมในจำนวนที่นั่ง
  • เปลี่ยนโควตาโดยไม่บันทึกสถานะเดิมไว้
  • ขายต่อไปโดยไม่เปลี่ยนแปลง แม้จำนวนคงเหลือจะขัดแย้งกัน

Diese Zustände hältst du zum jeweiligen Zeitpunkt fest

Vor dem Einrichten

Planung

Vor dem Verkaufsstart

Freigabe

Während des Verkaufs

Abgleich

คำถามที่พบบ่อย

  1. คุณต้องแยกหมวดหมู่บัตร หากผู้เข้าร่วมสามารถจองเวิร์กช็อปและปาร์ตี้แยกจากกันได้ หากมีเฉพาะแพ็กเกจที่รวมทั้งสองอย่าง ก็ใช้หมวดหมู่บัตรแบบรวมได้ สิ่งสำคัญคือระบุสิทธิ์การเข้าร่วมให้เข้าใจง่าย ชื่อทั่วไปอย่าง „บัตรเข้างาน“ นั้นไม่เพียงพอ หากมีสิทธิ์เข้าใช้งานหลายแบบให้เลือก

Mach dein Tanzevent auf udansa buchbar

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