作者：Mary De Luca更新于
舞会开始前不久，一条消息就可能打乱你的整个安排。通过明确交接，你可以避免集合地点出现两份不同的舞伴名单，或有人白等你。
在开场舞中，舞伴名单是安排工作的依据：名单会将姓名与集合地点、队形或出场顺序对应起来。因此，有人取消参加，影响的不只是你。如果替补人员已经到场，而负责人还在按原来的姓名安排，入场前的交接就可能出现延误。私下达成的约定不能代替正式修改舞伴名单。
此外，请把参与跳舞、入场和陪同这几件事分开处理。替你跳开场舞的人不会自动获得座位或门票。同样，你原来的舞会陪同者也不一定要更换。即使有人取消参加，舞会陪同者和舞伴的不同角色依然不变。
你只需在通知中说明安排上的情况：原定人员无法参加，你想更换舞伴。诊断信息、个人矛盾或取消参加的截图都不该发到年级群里。如果你们还一起报名了课程，课程报名的变更需要与舞会名单分开处理；毕业舞会舞蹈课程报名是另一项独立流程。这样，委员会就能清楚知道哪条通知涉及开场舞。更换舞伴时，请使用同一个消息对话串，这样约定、截止时间和确认信息就能放在一起，不会散落在不同的私人聊天中。
记下谁无法参加哪个环节，以及何时收到取消通知。客观回复，不要试图劝说：“谢谢你告知，我会更新开场环节的安排。”如果对方生病了，你不需要了解具体病情。
给负责人写信：“我的舞伴无法参加开场。我们的配对信息是[姓名/舞伴编号]。替补人选尚未确认。最迟何时、通过什么方式报告变更？”不要等替补人选确定后再发出这条初步通知。
联系一位原则上已经可以参加、且尚未加入固定舞伴组合的人。请完整告知舞会日期、集合时间以及剩余的必修排练安排。回复“可能”还不算确认。
请让替补舞伴以书面形式明确确认参加开场舞以及所列日期。也请记录双方各自承担什么舞蹈角色。只有在双方都自愿同意后，你才能将新的舞伴组合视为可以报名。
请在变更截止日期前发送：“[舞伴编号]号组合中，[原姓名]退出。新组合为：[你的姓名]和[替补姓名]。两人均确认参加开幕活动和必要的排练。请确认已将新组合加入舞伴名单。”请使用约定的联系方式。
将回复与双方姓名及你们的配对信息进行核对。单纯一个“已读”并不代表对方已接受。若迟迟没有回复，就在同一对话中简短提醒；舞会前临近时，使用注明的直接联系方式。
把确认后的安排、集合时间和集合地点转告你的替补。如果委员会把这一步交给你们，也请将变更告知排练负责人。这样，下次活动时大家就能按照同一套人员安排进行。
这样做
不要这样
首次通知
确认
交接
请立即联系筹备委员会，并告知他们你无法参加开场舞。你不能擅自带一位未经登记的替补来。负责人需要有时间将替补安排纳入流程；如果已经来不及，你应该报告自己没有舞伴，而不是提交一位尚未确认的替补。
请明确告知筹备委员会，你的舞伴安排仍未确定。同时说明约定的报名截止时间到来时的情况，以免有人误以为你已经确认了替补。及时说明未确定的情况，比保持沉默更有助于安排。你是否仍能参加开场舞，取决于现有的安排。
报名截止后，只有得到负责人明确同意，才能安排替补。你仍可以将完整信息直接发送给相关联系人，并注明这是逾期提交的报名。私下达成一致并不会延长报名期限，已经印好的名单也不会因此自动更改。
不需要，更换舞伴并不会自动转让入场券。入场券、宾客名单和舞伴名单可能是分开处理的。因此，不要把可能的入场券转让当作替补报名的一部分。即使替补参加舞会的安排已经确认，如果入场手续没有办妥，也不能保证替补能进入舞厅。
不可以，你只能正式确认一位替补作为你的舞伴。同时向多人承诺会导致额外的取消，也可能拆散其他舞伴组合。选定的人答应后，请简短通知其他仍在联系中的人，结束尚未确定的询问。这样大家都能清楚知道你是否还在考虑，还是名额已经有人了。
请在现有的消息对话中报告再次出现的变动，并说明最近确认的舞伴安排已取消。之前的取消并不会因此撤销。寻找下一位替补时，请使用同一份完整的变更信息，并填写最新姓名，以免筹备委员会误将已过时的临时安排留在舞伴名单中。
