Přeskočit na hlavní obsah
Eventorganisation6 Minuten

Tickets für eigene Veranstaltung verkaufen: Kontingente planen

Text: Bernhard De LucaAktualizováno

Kurz gesagt
  • Lege für jede Ticketkategorie fest, welche Programmpunkte und wie viele Personen die Buchung umfasst.
  • Berechne Kontingente je Programmpunkt und berücksichtige Kombitickets bei jeder betroffenen Platzgrenze.
  • Bestimme Verkaufsstart und Verkaufsschluss mit Uhrzeit sowie eine verantwortliche Person für Bestandsänderungen.
  • Teste vor der Veröffentlichung den vollständigen Buchungsweg auf udansa oder im verlinkten eigenen System.

Eine freie Workshopfläche und ein voller Partyraum können zum selben Event gehören. Wenn dein Team beide unter einer einzigen Restplatzzahl führt, wirkt der Verkauf übersichtlich, bis die erste Kombination nicht mehr passt.

Das brauchst du für die Verkaufsplanung

  • Feststehende Programmpunkte mit Teilnahmeumfang
  • Nutzbare Teilnahmekapazität je Programmpunkt
  • Liste bereits zugesagter Teilnahmeplätze
  • Zugang zum Eventeintrag im udansa hub
  • Festgelegter Buchungsweg für das Event
  • Verantwortliche Person für den Verkaufsbestand

Ein Ticket kann mehrere Platzgrenzen berühren

Für den Ticketverkauf deiner Tanzveranstaltung brauchst du eine Zuordnung zwischen Buchung und Teilnahmeplatz. Ein Ticket kann nur die Party umfassen, nur den Workshop oder beides. Welche Teilnahmeformen du anbietest, folgt aus deinem Veranstaltungskonzept mit klar definiertem Teilnahmeumfang. Für den Verkauf übersetzt du diese Entscheidung in eindeutig benannte Kategorien.

Kontingente gehören zuerst zu den Programmpunkten, nicht zu den Ticketnamen. Ein ausdrücklich ausgedachtes Beispiel: Dein Workshop hat 24 nutzbare Teilnahmeplätze, die anschließende Party 60. Du teilst den Verkauf zunächst in 16 Kombitickets, acht reine Workshoptickets und 44 reine Partytickets auf. Damit sind beide Grenzen eingehalten: 16 plus acht ergibt 24, 16 plus 44 ergibt 60. Bereits zugesagte Plätze würden die verkaufbare Menge entsprechend verringern.

Im udansa hub kannst du dein Event eintragen. Anmeldung und Zahlung kann udansa übernehmen; alternativ führt dein Angebot zu deinem eigenen System. Daraus folgt keine Zusage für automatische Kontingentverknüpfungen, zeitgesteuerte Freischaltungen oder bestimmte Ticketvarianten. Dein Plan muss deshalb auch mit festen Teilkontingenten und dokumentierten Änderungen funktionieren. Wie du den Buchungsweg betrieblich einordnest, erklärt die Anleitung zum Einrichten deiner Online-Buchung. Trage nur Varianten ein, die der tatsächlich eingesetzte Buchungsweg abbildet.

Menschen nehmen an einer geschäftlichen Veranstaltung teil
Ein dokumentierter Test schafft eine gemeinsame Referenz, wenn dein Team später eine unklare Buchung untersucht.

Jak připravit prodej v sedmi krocích

  1. Den Teilnahmeumfang aufschreiben

    Schreibe für jeden Programmpunkt auf, was enthalten ist: etwa Workshop mit benanntem Niveau, Party oder beides. Ergänze Datum, Teilnahmezeiten und Ort. Formuliere eine Kurzbeschreibung, aus der auch ohne Kenntnis deines Gesamtprogramms klar wird, wozu eine Buchung berechtigt.

  2. Pojmenuj kategorie vstupenek jednoznačně

    Používej názvy jako „Workshop a párty“ nebo „Pouze párty“ místo interních zkratek. Uveď také, kolik osob rezervace zahrnuje. Vstupenka pro pár se například počítá jako dvě místa pro účastníky; vedoucí a následnická role neznamenají určení pohlaví.

  3. Verkaufbare Plätze berechnen

    Ziehe bereits zugesagte Teilnahmeplätze von der nutzbaren Kapazität jedes Programmpunkts ab. Zerlege die verbleibenden Plätze in feste Ticketkontingente, falls keine gemeinsame Bestandsführung verfügbar ist. Rechne jede Kategorie mit ihrer Personenzahl durch; alle Summen müssen innerhalb der jeweiligen Programmpunktgrenze bleiben.

  4. Nastavit období prodeje

    Zapiš začátek a konec prodeje včetně data, času a časového pásma. Naplánuj odstup mezi ukončením prodeje a závěrečným přehledem účastníků. Pokud není k dispozici automatické plánování, pověř otevřením a uzavřením prodeje konkrétní osobu a nastav jí konkrétní připomínky v pracovním kalendáři.

  5. Nastav způsob rezervace

    Přeneste informace o účasti do svého záznamu události na udansa a nastav vybraný způsob rezervace. Pokud návštěvníky přesměrováváš, jako cíl uveď správnou událost. Porovnej kategorie, zahrnuté služby a množství se svým plánem a nespoléhej na funkce, které nejsou dostupné.

  6. Eine Buchung vollständig testen

    Gehe aus Gästesicht von der Eventseite über die Ticketauswahl bis zur vorgesehenen Buchungsbestätigung. Nutze einen verfügbaren Testmodus oder einen dafür vorgesehenen realen Testvorgang. Kontrolliere anschließend Zuordnung, Personenzahl und Bestandsänderung; dokumentiere das Ergebnis und bereinige den Testbestand nachvollziehbar.

  7. Den Verkaufsstart freigeben

    Starte erst, wenn alle angebotenen Kategorien fehlerfrei durch den Buchungsweg führen. Halte den Ausgangsbestand und den Freigabezeitpunkt fest. Bestimme, wer während des Verkaufs Buchungen abgleicht und Kontingente ändert, damit parallele Bearbeitungen nicht dieselben freien Plätze mehrfach vergeben.

Bestandsänderungen ohne neue Unklarheiten

So ja

  • Vor einer Umbuchung den Zielbestand neu berechnen
  • Nicht gebuchte Plätze vor einer Zusage reservieren
  • Jede manuelle Änderung mit Zeitpunkt dokumentieren
  • Bei einem Bestandswiderspruch betroffene Verkäufe pausieren

Takhle ne

  • Proměnit vstupenku na párty v kombinovanou vstupenku bez započítání kapacity
  • Přidělovat místa na základě ústních příslibů mimo evidenci kapacity
  • Měnit kvóty, aniž by se zaznamenal dosavadní stav
  • Při nesrovnalostech v počtech pokračovat v prodeji beze změny

Diese Zustände hältst du zum jeweiligen Zeitpunkt fest

Vor dem Einrichten

Planung

Před zahájením prodeje

Schválení

Während des Verkaufs

Abgleich

Časté dotazy

  1. Samostatné kategorie potřebuješ, pokud si hosté mohou rezervovat workshop a party nezávisle na sobě. Pokud nabízíš pouze společný balíček, může stačit kombinovaná kategorie. Důležité je srozumitelně popsat, čeho se vstupenka týká: obecný název jako „vstupenka na akci“ nestačí, pokud jsou v dané kategorii na výběr různé možnosti vstupu.

Mach dein Tanzevent auf udansa buchbar

Trage dein Event im udansa hub ein, damit Tanzinteressierte es auf den Stadt- und Stilseiten finden. Für deine Anmeldungen und Zahlungen kannst du udansa nutzen oder dein Angebot mit deinem eigenen Buchungssystem verlinken.

udansa für Veranstalter

Passend dazu