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Kursverwaltung6 Minuten

Die Warteliste deiner Tanzschule verwalten und Plätze nachbesetzen

Text: Mary De LucaAktualizováno

Kurz gesagt
  • Vergib frei gewordene Kursplätze nach einer festgelegten Reihenfolge unter den passenden Einträgen deiner Warteliste.
  • Biete einen Platz jeweils nur einem passenden Eintrag an und nenne eine eindeutige Antwortfrist.
  • Behandle Paaranmeldungen als zusammengehörig, solange beide Personen ausschließlich gemeinsam nachrücken möchten.
  • Dokumentiere jedes Angebot und jede Entscheidung, bevor du den Platz bestätigst oder erneut anbietest.

Wenn Empfang und Lehrkraft denselben freien Platz unabhängig voneinander zusagen, entsteht die Doppelbelegung schon vor der nächsten Stunde. Eine gemeinsame Liste macht sichtbar, wer gerade entscheiden darf und welche Zusage noch aussteht.

Das brauchst du für den Ablauf

  • Eindeutige Kurskennung mit Startdatum und Kursstufe
  • Verlässliche Liste der bestätigten Kursplätze
  • Gemeinsame Warteliste mit Eingangszeit und Kontaktweg
  • Kennzeichnung zusammengehöriger Paaranmeldungen
  • Zuständige Person und benannte Vertretung
  • Festgelegte Antwortfrist für Platzangebote

Zápis na čekací listině ještě není rezervace

Ve své správě rozlišuj tři stavy: čeká, nabídnuto a potvrzeno. Zápis na čekací listině zaznamenává zájem, ale neblokuje místo v kurzu. Teprve konkrétní nabídka dočasně rezervuje uvolněnou kapacitu. Místo se potvrdí po přijetí nabídky podle dohody a dokončení procesu rezervace. Toto rozlišení patří také do správy kurzů, aby recepce i lektor pracovaly se stejnými údaji.

Pořadí při uvolnění míst se zpravidla řídí zaznamenaným časem přihlášení. Zohledňuj přitom pouze zápisy, které odpovídají uvolněnému místu: stejný kurz, odpovídající úroveň kurzu a případně již stanovená taneční role. Samotné limity míst zůstávají mimo tento postup. Pokud přeskočíš starší zápis, ponech ho na původním místě a přidej věcnou poznámku, například „Pár potřebuje dvě místa, volné je jen jedno“.

Přihlášení páru potřebuje společný identifikátor a dvě přiřazené osoby. Zaznamenej, zda pár chce postoupit z čekací listiny pouze společně. Dvě samostatná místa v různých kurzech nenahrazují dvě místa ve stejném kurzu. Společná kontaktní osoba usnadňuje komunikaci, ale nenahrazuje dohodnuté přijetí nabídky oběma osobami. Konečné zařazení do seznamu účastníků kurzu probíhá podle postupu pro online rezervace.

Junge Tänzer tanzen im Studio
Eine gemeinsame Ablage verhindert, dass der nächste Schichtwechsel aus einem offenen Angebot eine vermeintliche Zusage macht.

So besetzt du einen freien Kursplatz nach

  1. Den freien Platz eindeutig erfassen

    Trage Kurskennung, Startdatum und freigegebene Platzanzahl ein. Eine Fehlzeit allein macht keinen Platz frei: Ausgangspunkt ist eine tatsächlich dokumentierte Freigabe. Verknüpfe diese mit dem bisherigen Buchungseintrag, damit du später nachvollziehen kannst, wodurch die Kapazität entstanden ist.

  2. Den passenden Eintrag auswählen

    Gehe die Liste nach Eingangszeit durch und wähle den ersten passenden Eintrag. Dokumentiere jeden übersprungenen Eintrag mit seinem Grund. Benötigt ein gemeinsam wartendes Paar zwei Plätze, darf ein einzelner freier Platz an den nächsten passenden Eintrag gehen, ohne das Paar zurückzustufen.

  3. Das Angebot befristet reservieren

    Setze den ausgewählten Eintrag auf „angeboten“ und reserviere die benötigten Plätze. Notiere Versandzeit und Ablaufzeit. Als frei gewähltes Betriebsbeispiel kannst du 24 Stunden Antwortzeit vorsehen; verwende diese Frist einheitlich für vergleichbare Angebote und mache sie vorab transparent.

  4. Die Nachricht gezielt versenden

    Sende über den hinterlegten Kontaktweg: „Für [Kurs, Startdatum] ist [Platzanzahl] frei. Antworte bitte bis [Datum, Uhrzeit] mit deiner Annahme. Danach geben wir das Angebot weiter.“ Ergänze Unterrichtstermin, Preis und Annahmeweg; bei Paaren beide Namen und den gemeinsamen Umfang.

  5. Die Antwort im Eintrag dokumentieren

    Erfasse Annahme, Ablehnung oder fehlende Antwort mit Zeitpunkt. Bei einer unvollständigen Paarantwort bleibt das Angebot bis zur Frist offen, statt bereits einen Platz zu bestätigen. Nach Ablauf kontrollierst du alle vereinbarten Eingangskanäle, bevor du die Reservierung beendest.

  6. Den Platz verbindlich übernehmen

    Bei vollständiger, fristgerechter Annahme schließt du den vorgesehenen Buchungsablauf ab und setzt den Eintrag auf „bestätigt“. Übertrage die Person beziehungsweise beide Personen in die Kursliste. Sende die dokumentierte Platzbestätigung mit Kurskennung, Termin und bestätigter Platzanzahl.

  7. Offene Plätze erneut anbieten

    Bei Ablehnung oder Fristablauf beendest du die Reservierung mit einem Vermerk und kontaktierst den nächsten passenden Eintrag. Eine verspätete Zusage verdrängt kein laufendes Folgeangebot. Halte getrennt fest, ob die betreffende Person weiterhin warten möchte oder ihren Eintrag beendet.

Klare Nachrichten statt widersprüchlicher Zusagen

So ja

  • „Dein Eintrag ist erfasst, noch ohne Platzreservierung“ schreiben
  • Datum und Uhrzeit als Angebotsende nennen
  • Bei Paaren beide Namen und die Platzanzahl nennen
  • Nach Fristablauf den tatsächlichen Status mitteilen

Takhle ne

  • Psát „Máš místo“ už při zařazení na čekací listinu
  • Psát jen „Prosím, odpověz co nejdříve“
  • U párů nejasně mluvit o „vašem místě“
  • Nechávat nabídky po vypršení platnosti bez komentáře jako otevřené

Diese Übergaben kannst du abhaken

Před odesláním

Schválení

Bei der Antwortbearbeitung

Entscheidung

Nach dem Abschluss

Übergabe

Häufige Fragen

  1. Für denselben freien Platz solltest du nur ein verbindliches Angebot gleichzeitig versenden. Sonst können mehrere fristgerechte Zusagen eintreffen, obwohl die Kapazität nur einmal verfügbar ist. Eine allgemeine Interessenabfrage ist möglich, muss aber ausdrücklich ohne Reservierung formuliert sein und darf nicht wie eine Platzbestätigung klingen.

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