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Eventorganisation6 Minuten

Tickets für eigene Veranstaltung verkaufen: Kontingente planen

Κείμενο: Bernhard De LucaΕνημέρωση:

Kurz gesagt
  • Lege für jede Ticketkategorie fest, welche Programmpunkte und wie viele Personen die Buchung umfasst.
  • Berechne Kontingente je Programmpunkt und berücksichtige Kombitickets bei jeder betroffenen Platzgrenze.
  • Bestimme Verkaufsstart und Verkaufsschluss mit Uhrzeit sowie eine verantwortliche Person für Bestandsänderungen.
  • Teste vor der Veröffentlichung den vollständigen Buchungsweg auf udansa oder im verlinkten eigenen System.

Eine freie Workshopfläche und ein voller Partyraum können zum selben Event gehören. Wenn dein Team beide unter einer einzigen Restplatzzahl führt, wirkt der Verkauf übersichtlich, bis die erste Kombination nicht mehr passt.

Das brauchst du für die Verkaufsplanung

  • Feststehende Programmpunkte mit Teilnahmeumfang
  • Nutzbare Teilnahmekapazität je Programmpunkt
  • Liste bereits zugesagter Teilnahmeplätze
  • Zugang zum Eventeintrag im udansa hub
  • Festgelegter Buchungsweg für das Event
  • Verantwortliche Person für den Verkaufsbestand

Ein Ticket kann mehrere Platzgrenzen berühren

Für den Ticketverkauf deiner Tanzveranstaltung brauchst du eine Zuordnung zwischen Buchung und Teilnahmeplatz. Ein Ticket kann nur die Party umfassen, nur den Workshop oder beides. Welche Teilnahmeformen du anbietest, folgt aus deinem Veranstaltungskonzept mit klar definiertem Teilnahmeumfang. Für den Verkauf übersetzt du diese Entscheidung in eindeutig benannte Kategorien.

Kontingente gehören zuerst zu den Programmpunkten, nicht zu den Ticketnamen. Ein ausdrücklich ausgedachtes Beispiel: Dein Workshop hat 24 nutzbare Teilnahmeplätze, die anschließende Party 60. Du teilst den Verkauf zunächst in 16 Kombitickets, acht reine Workshoptickets und 44 reine Partytickets auf. Damit sind beide Grenzen eingehalten: 16 plus acht ergibt 24, 16 plus 44 ergibt 60. Bereits zugesagte Plätze würden die verkaufbare Menge entsprechend verringern.

Im udansa hub kannst du dein Event eintragen. Anmeldung und Zahlung kann udansa übernehmen; alternativ führt dein Angebot zu deinem eigenen System. Daraus folgt keine Zusage für automatische Kontingentverknüpfungen, zeitgesteuerte Freischaltungen oder bestimmte Ticketvarianten. Dein Plan muss deshalb auch mit festen Teilkontingenten und dokumentierten Änderungen funktionieren. Wie du den Buchungsweg betrieblich einordnest, erklärt die Anleitung zum Einrichten deiner Online-Buchung. Trage nur Varianten ein, die der tatsächlich eingesetzte Buchungsweg abbildet.

Menschen nehmen an einer geschäftlichen Veranstaltung teil
Ein dokumentierter Test schafft eine gemeinsame Referenz, wenn dein Team später eine unklare Buchung untersucht.

Επτά βήματα για μια καλά προετοιμασμένη πώληση

  1. Den Teilnahmeumfang aufschreiben

    Schreibe für jeden Programmpunkt auf, was enthalten ist: etwa Workshop mit benanntem Niveau, Party oder beides. Ergänze Datum, Teilnahmezeiten und Ort. Formuliere eine Kurzbeschreibung, aus der auch ohne Kenntnis deines Gesamtprogramms klar wird, wozu eine Buchung berechtigt.

  2. Ονόμασε με σαφήνεια τις κατηγορίες εισιτηρίων

    Χρησιμοποίησε ονομασίες όπως «Σεμινάριο και πάρτι» ή «Μόνο πάρτι» αντί για εσωτερικές συντομογραφίες. Κατέγραψε επίσης πόσα άτομα καλύπτει κάθε κράτηση. Ένα εισιτήριο για ζευγάρι, για παράδειγμα, αντιστοιχεί σε δύο θέσεις συμμετοχής. Οι ρόλοι καθοδήγησης και ακολούθησης δεν αντιστοιχούν σε συγκεκριμένο φύλο.

  3. Verkaufbare Plätze berechnen

    Ziehe bereits zugesagte Teilnahmeplätze von der nutzbaren Kapazität jedes Programmpunkts ab. Zerlege die verbleibenden Plätze in feste Ticketkontingente, falls keine gemeinsame Bestandsführung verfügbar ist. Rechne jede Kategorie mit ihrer Personenzahl durch; alle Summen müssen innerhalb der jeweiligen Programmpunktgrenze bleiben.

  4. Όρισε τις περιόδους πώλησης

    Σημείωσε την έναρξη και τη λήξη των πωλήσεων, μαζί με την ημερομηνία, την ώρα και τη ζώνη ώρας. Άφησε ένα χρονικό περιθώριο ανάμεσα στη λήξη των πωλήσεων και στην τελική επισκόπηση των συμμετεχόντων. Αν δεν υπάρχει διαθέσιμος αυτοματισμός, ανάθεσε το άνοιγμα και το κλείσιμο σε κάποιο άτομο και βάλε συγκεκριμένες υπενθυμίσεις στο ημερολόγιο εργασίας.

  5. Ρύθμισε τη διαδικασία κράτησης

    Μετέφερε τις πληροφορίες συμμετοχής στην καταχώριση της εκδήλωσής σου στο udansa και ρύθμισε τον επιλεγμένο τρόπο κράτησης. Αν γίνεται ανακατεύθυνση, όρισε ως προορισμό τη σωστή εκδήλωση. Έλεγξε ότι οι κατηγορίες, οι παροχές που περιλαμβάνονται και οι ποσότητες συμφωνούν με το πλάνο σου, χωρίς να θεωρείς δεδομένες λειτουργίες που δεν είναι διαθέσιμες.

  6. Eine Buchung vollständig testen

    Gehe aus Gästesicht von der Eventseite über die Ticketauswahl bis zur vorgesehenen Buchungsbestätigung. Nutze einen verfügbaren Testmodus oder einen dafür vorgesehenen realen Testvorgang. Kontrolliere anschließend Zuordnung, Personenzahl und Bestandsänderung; dokumentiere das Ergebnis und bereinige den Testbestand nachvollziehbar.

  7. Den Verkaufsstart freigeben

    Starte erst, wenn alle angebotenen Kategorien fehlerfrei durch den Buchungsweg führen. Halte den Ausgangsbestand und den Freigabezeitpunkt fest. Bestimme, wer während des Verkaufs Buchungen abgleicht und Kontingente ändert, damit parallele Bearbeitungen nicht dieselben freien Plätze mehrfach vergeben.

Bestandsänderungen ohne neue Unklarheiten

So ja

  • Vor einer Umbuchung den Zielbestand neu berechnen
  • Nicht gebuchte Plätze vor einer Zusage reservieren
  • Jede manuelle Änderung mit Zeitpunkt dokumentieren
  • Bei einem Bestandswiderspruch betroffene Verkäufe pausieren

Όχι έτσι

  • Μην μετατρέπεις ένα εισιτήριο για πάρτι σε συνδυαστικό εισιτήριο χωρίς να υπολογίζεις τη χωρητικότητα
  • Μην δίνεις προφορικές υποσχέσεις εκτός του υπολογισμού των διαθέσιμων θέσεων
  • Μην αλλάζεις τις ποσότητες χωρίς να καταγράφεις την προηγούμενη κατάσταση
  • Όταν τα στοιχεία για τα διαθέσιμα αποθέματα είναι αντικρουόμενα, μην συνεχίζεις να πουλάς χωρίς να κάνεις αλλαγές

Diese Zustände hältst du zum jeweiligen Zeitpunkt fest

Vor dem Einrichten

Planung

Πριν από την έναρξη των πωλήσεων

Έγκριση

Während des Verkaufs

Abgleich

Συχνές ερωτήσεις

  1. Χρειάζεσαι ξεχωριστές κατηγορίες εισιτηρίων, αν οι επισκέπτες μπορούν να κλείσουν ανεξάρτητα το εργαστήριο και το πάρτι. Αν προσφέρεις μόνο κοινό πακέτο, μπορεί να αρκεί μία συνδυαστική κατηγορία. Σημασία έχει να είναι σαφές τι περιλαμβάνει η συμμετοχή: μια γενική ονομασία όπως «εισιτήριο εκδήλωσης» δεν αρκεί, αν υπάρχουν διαφορετικές επιλογές πρόσβασης.

Mach dein Tanzevent auf udansa buchbar

Trage dein Event im udansa hub ein, damit Tanzinteressierte es auf den Stadt- und Stilseiten finden. Für deine Anmeldungen und Zahlungen kannst du udansa nutzen oder dein Angebot mit deinem eigenen Buchungssystem verlinken.

udansa für Veranstalter

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