Ένα σχέδιο έκτακτης ανάγκης για την εκδήλωσή σου καθορίζει τις διαδικασίες αναφοράς

Σε μια χορευτική εκδήλωση, συχνά κάποιος που βρίσκεται στην άκρη του χώρου αντιλαμβάνεται πρώτος ένα περιστατικό: ένας δάσκαλος, κάποιο άτομο από το βεστιάριο ή το άτομο στην υποδοχή. Αυτή η παρατήρηση πρέπει να φτάσει σε ένα αρμόδιο άτομο, χωρίς να χαθεί μέσα στη γενική αναστάτωση της εκδήλωσης. Για την οργάνωση έκτακτης ανάγκης, πρέπει επομένως να συνδυάζονται ο ρόλος, ο τρόπος επικοινωνίας και το άτομο που θα αναπληρώσει τον υπεύθυνο. Χρειάζεται επίσης επιβεβαίωση παραλαβής της αναφοράς: το ότι στάλθηκε ένα μήνυμα δεν αποδεικνύει από μόνο του ότι κάποιος θα ανταποκριθεί.

Το περιεχόμενο πρέπει να είναι συγκεκριμένο: τι παρατηρήθηκε, σε ποιον χώρο ή σημείο και ποιος είναι διαθέσιμος για διευκρινίσεις; Σε ένα ιατρικό περιστατικό, η παρατήρηση δεν αποτελεί διάγνωση. Σε περίπτωση άμεσου κινδύνου, η εσωτερική αλυσίδα ενημέρωσης δεν πρέπει να καθυστερεί την κλήση στον τοπικό αριθμό έκτακτης ανάγκης. Η ομάδα σου πρέπει να μπορεί να αναφέρει με ακρίβεια τον χώρο διεξαγωγής της εκδήλωσης και την προβλεπόμενη είσοδο.

Συντόνισε εκ των προτέρων αυτά τα σημεία επικοινωνίας από κοινού με τον χώρο διεξαγωγής και τους αρμόδιους, εξειδικευμένους φορείς. Οι τοπικές απαιτήσεις και αρμοδιότητες εξαρτώνται από τον τόπο και την εκδήλωση. Αυτή η σελίδα εξηγεί την επικοινωνία, αλλά δεν υποκαθιστά ούτε τις ιατρικές οδηγίες ούτε το σχέδιο ασφάλειας, τον νομικό έλεγχο ή τον σχεδιασμό της επέμβασης. Στο πλαίσιο της οργάνωσης μιας χορευτικής εκδήλωσης, πρόκειται για ξεχωριστό πεδίο συντονισμού, όχι για ένα επιπλέον σημείο του προγράμματος.

Μια κοινή διαδικασία αναφοράς δεν σημαίνει ότι ένα άτομο πρέπει να λύνει κάθε πρόβλημα μόνο του. Σε ένα ιατρικό περιστατικό, όσοι προσφέρουν εξωτερική βοήθεια χρειάζονται ακριβείς πληροφορίες για την τοποθεσία και ένα προσβάσιμο σημείο υποδοχής. Ένα άτομο που έχει οριστεί για αυτόν τον σκοπό μπορεί να καθοδηγήσει όσους φτάνουν προς το σημείο του περιστατικού. Ο εσωτερικός συντονισμός της εκδήλωσης διατηρεί την επικοινωνία με την ομάδα, χωρίς να αναλαμβάνει την ευθύνη για εξειδικευμένες αποφάσεις.

Σε περίπτωση διακοπής ρεύματος, η τεχνική αξιολόγηση ανήκει στα αρμόδια άτομα του χώρου της εκδήλωσης. Η ομάδα σου δεν αντιμετωπίζει τη διακοπή ως ένα απλό πρόβλημα με τη μουσική και δεν επεμβαίνει αυθαίρετα στις ηλεκτρικές εγκαταστάσεις. Για την επικοινωνία χρειάζεται ένας εναλλακτικός τρόπος που δεν εξαρτάται από τον εξοπλισμό που έχει πάψει να λειτουργεί. Μια εφαρμογή ανταλλαγής μηνυμάτων σε όλα τα κινητά δεν αποτελεί αξιόπιστη εναλλακτική, αν δεν υπάρχει σήμα μέσα στο κτίριο.

Και τα σημεία συνάντησης εξυπηρετούν διαφορετικούς σκοπούς: Το σημείο υποδοχής για εξωτερική βοήθεια βρίσκεται στην προσυμφωνημένη είσοδο. Το εσωτερικό σημείο επικοινωνίας εξυπηρετεί τον συντονισμό. Ένα σημείο συγκέντρωσης για τους επισκέπτες, αν έχει προβλεφθεί, ακολουθεί τις τοπικές οδηγίες και δεν είναι απαραίτητα το ίδιο σημείο. Αυτά τα σημεία δεν πρέπει να εμποδίζουν εισόδους ή απαραίτητες διαδρομές. Οι σαφείς ονομασίες είναι πιο χρήσιμες από αυθόρμητες περιγραφές όπως «μπροστά, δίπλα στην πόρτα».

Όταν σταματά η δραστηριότητα στην πίστα, προκύπτουν αμέσως ερωτήματα. Ένας DJ μπορεί να βλέπει μόνο τη διακοπή λειτουργίας του ηχητικού εξοπλισμού, ενώ η υποδοχή έχει ήδη λάβει διαφορετική ενημέρωση. Η επικοινωνία έκτακτης ανάγκης στην εκδήλωση πρέπει να συνδυάζει αυτές τις πληροφορίες, προτού διαφορετικά άτομα μεταδώσουν αντιφατικές δηλώσεις. Για τον σκοπό αυτό, έχει καθοριστεί εκ των προτέρων ποιος διατυπώνει επιβεβαιωμένες πληροφορίες για τους καλεσμένους και ποιος τις μεταδίδει.

Μια απλή ανακοίνωση διακοπής θα μπορούσε να είναι: «Διακόπτουμε το πρόγραμμα. Θα ακολουθήσουν περισσότερες πληροφορίες μέσω των ανακοινώσεων του παρουσιαστή.» Αυτή η διατύπωση δεν υποκαθιστά τις οδηγίες ασφαλείας που εξαρτώνται από την κατάσταση. Αν χρειαστεί μετακίνηση ή εκκένωση, ακολουθούνται οι τοπικές διαδικασίες που έχουν συμφωνηθεί με τους αρμόδιους ειδικούς. Πρέπει επίσης να χρησιμοποιηθεί τρόπος επικοινωνίας που να φτάνει στους καλεσμένους που δεν ακούν μια ανακοίνωση από τα μεγάφωνα ή δεν καταλαβαίνουν τη γλώσσα της εκδήλωσης.

Η απόφαση για συνέχιση ή διακοπή πρέπει να διαχωρίζεται από την εφαρμογή της: οι τεχνικοί και ο παρουσιαστής υλοποιούν μια επιβεβαιωμένη απόφαση. Η αποκατάσταση μιας ορατής βλάβης δεν αρκεί από μόνη της. Στην οργάνωση της καθημερινής λειτουργίας της σχολής χορού σου, η ενημερωμένη λίστα επαφών έχει συγκεκριμένο σημείο αποθήκευσης. Κατά την ενημέρωση πριν από την εκδήλωση, είναι διαθέσιμη στην ομάδα, μαζί με εναλλακτικούς τρόπους επικοινωνίας και τον καθορισμένο υπεύθυνο λήψης αποφάσεων.