Skoči na glavni sadržaj
Tijek događanja6 minuta

Kako organizirati aktivnosti nakon svog događaja

Piše: Mary De LucaAžurirano

Ukratko
  • Odvojeno prikupljaš povratne informacije gostiju, gostujućih instruktora i tima te ih razvrstavaš prema konkretnim situacijama.
  • U osvrtu nakon događaja razlikuješ zapažanja od pretpostavki i određuješ prioritete problema prema njihovu utjecaju.
  • Za svaku dogovorenu promjenu bilježiš odgovornu osobu, rok i mjerljiv rezultat.
  • Nedovršene zadatke uključuješ u pripremu sljedećeg izdanja i ondje provjeravaš jesu li provedeni.

Nakon posljednjeg plesa često ostanu dvije priče: oduševljena publika i iscrpljen tim. Obje mogu biti istinite. Korisna evaluacija otkriva i poteškoće koje gosti uopće nisu primijetili.

Ovo ti treba za naknadni razgovor

  • Povratne informacije gostiju, gostujućih instruktora i tima
  • Planirani tijek i bilješke o stvarnom tijeku
  • Zajednički dokument za nalaze i odluke
  • Sudionici upoznati s pogođenim procesima
  • Dogovoreno vođenje sastanka i vođenje zapisnika

Jedan nalaz povezuje povratnu informaciju i tijek događanja

Povratna informacija najprije opisuje određenu perspektivu, a ne uzrok. „Radionica je bila previše užurbana” može značiti da su objašnjenja bila prebrza, da je početak kasnio ili da je grupa propustila dio nastave tijekom premještanja u drugu prostoriju. Zato izjavu poveži s određenim vremenom, situacijom i posljedicom kako bi mogao kvalitetno analizirati događanje nakon završetka.

Za svaki nalaz koristi ova polja: zapažanje, izvor, posljedica, mogući uzrok i nerazjašnjena pitanja. Primjer koji je namjerno izmišljen: gosti kažu da su propustili početak radionice; gostujući nastavnik sjeća se da su sudionici stalno pristizali; tim je zabilježio da je prostorija kasno bila spremna. Sve to zajedno daje jasan prikaz događaja, ali još nije dokaz za svaki pretpostavljeni uzrok.

Uz to navedi i izvorni cilj kako bi mogao smisleno procijeniti pritužbe. Dovoljno je uputiti na svoj koncept događanja s ciljnom skupinom i oblikom sudjelovanja. Svjesno otvoreno plesno druženje zahtijeva drukčija mjerila od radionice u kojoj se sadržaj nadovezuje korak po korak.

Razgovor nakon događanja završava odlukama o njegovu tijeku. Financijski obračun i dugoročno zadržavanje klijenata zasebni su zadaci. Zatim unesene promjene dodaj u dokumente pomoću kojih organiziraš plesno događanje, umjesto da stvaraš drugi, proturječni sustav planiranja. Uspješne postupke izričito zadrži kao standard: inače bi se na sljedećem izdanju moglo promijeniti upravo ono što je pouzdano funkcioniralo.

Zajedničko mjesto za pohranu sprječava da dogovorene promjene ostanu zapisane samo u osobnoj bilježnici jedne od uključenih osoba.
Zajedničko mjesto za pohranu sprječava da dogovorene promjene ostanu zapisane samo u osobnoj bilježnici jedne od uključenih osoba.

Sedam koraka do promjena koje možeš provesti

  1. Sačuvaj uspomene i povratne informacije

    Nakon događaja sačuvaj bilješke tima i dosad pristigle povratne informacije. Gostima i gostujućim instruktorima postavi ista kratka pitanja: Što je funkcioniralo, gdje je zapelo, na koju situaciju misliš? Prikupi konkretna iskustva umjesto općenitih ocjena zadovoljstva i isprva zadrži različite perspektive odvojenima.

  2. Grupiraj izjave prema situacijama

    Razvrstaj materijal, primjerice, prema početku nastave, snalaženju, promjeni prostorija i podršci. Objedini izjave o istom događaju, a da pritom ne izostaviš različita iskustva. Skupina je korisna ako možeš prepoznati tko je doživio koju situaciju i koje su posljedice iz nje proizašle.

  3. Rekonstruirati stvarni tijek

    U naknadnom razgovoru usporedi planirani i stvarni tijek. Neka sudionici dopune svoja opažanja prije rasprave o uzrocima. Jasno označi pretpostavke; iz „uputa je izostala” ne smije se bez dokaza zaključiti „odgovorna osoba nije ništa poduzela”.

  4. Odredi prioritete nalaza prema učinku

    Najprije izdvoji incidente koji bi mogli ugroziti sigurnost ili uključivati kršenje granica, kako bi ih zasebno obradilo nadležno vodstvo. Ostale nalaze procijeni prema tome koliko ometaju sudjelovanje, riziku od ponavljanja i opterećenju tima koje se može izbjeći. Sama učestalost spominjanja ne određuje redoslijed.

  5. Formulirati konkretnu promjenu

    Za svaki prioritetni nalaz formuliraj promjenu koju je moguće uočiti. Umjesto „Poboljšati komunikaciju” napiši, na primjer: „Obavijest o promjeni prostorije navodi odredišnu prostoriju i vrijeme početka.” Zapiši kakav učinak očekuješ; tako mjera ostaje povezana s izvornim problemom.

  6. Zabilježi odgovornost i rok

    Za svaku promjenu upiši odgovornu osobu, rok dovršetka i očekivani rezultat. „Tim” nije dovoljno precizno kao zaduženje. Dodaj potrebne doprinose i provjerljiv dokaz dovršetka, primjerice „tekst najave nalazi se u odobrenom rasporedu”, kako nitko ne bi samo označio namjeru kao izvršenu.

  7. Prenesi odluke u pripremu

    Pošalji kratak zapisnik o odlukama uključenima stranama i prenesi zadatke u pripremu sljedećeg izdanja. Ondje postavi kontrolnu točku prije primjene. U sljedećoj evaluaciji usporedi izvorni nalaz s novim zapažanjima, a ne samo s popisom zadataka.

Ovako naknadni razgovor ostaje objektivan

Tako je

  • Zabilježi konkretnu situaciju i njezin učinak
  • Zadrži proturječne izjave jednu uz drugu
  • Pojedinačnu ozbiljnu prijavu obradi zasebno
  • Dokumentiraj i zadržane postupke

Ne ovako

  • Preuzeti „Bilo je kaotično” kao nalaz bez opisa situacije
  • Zamijeniti odstupajuću izjavu mišljenjem većine
  • Izostaviti ozbiljnu prijavu zbog male učestalosti
  • Bilježiti samo pogreške i zaboraviti na postupke koji funkcioniraju

Ove rezultate označavaš u pregledu napretka

Nakon događaja

Pohrana

Nakon sastanka

Odluka

Prije sljedećeg izdanja

Provedba

Česta pitanja

  1. Održi analizu ubrzo nakon događaja, čim budu dostupne najvažnije povratne informacije i bilješke o tijeku događaja. Zabilježi sjećanja odmah nakon završetka događaja, ali samu raspravu održi kad se sudionici odmore. Ne postoji opći rok za to, važno je da su zapažanja još konkretna, a odluke se još mogu pravovremeno primijeniti.

Učini svoje događaje vidljivima na udansa

Unesi svoje događaje u udansa hub, ručno ili putem sučelja iz svog softvera za upravljanje. Ocjene iz potvrđenih rezervacija mogu ti pružiti dodatne smjernice za naknadnu obradu.