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Eventorganisation6 Minuten

Tickets für eigene Veranstaltung verkaufen: Kontingente planen

Piše: Bernhard De LucaAžurirano

Kurz gesagt
  • Lege für jede Ticketkategorie fest, welche Programmpunkte und wie viele Personen die Buchung umfasst.
  • Berechne Kontingente je Programmpunkt und berücksichtige Kombitickets bei jeder betroffenen Platzgrenze.
  • Bestimme Verkaufsstart und Verkaufsschluss mit Uhrzeit sowie eine verantwortliche Person für Bestandsänderungen.
  • Teste vor der Veröffentlichung den vollständigen Buchungsweg auf udansa oder im verlinkten eigenen System.

Slobodan prostor za radionicu i pun prostor za plesnu zabavu mogu biti dio istog događaja. Ako tvoj tim za oboje vodi samo jedan broj preostalih mjesta, prodaja djeluje pregledno sve dok prva kombinacija više ne odgovara.

Das brauchst du für die Verkaufsplanung

  • Unaprijed utvrđene stavke programa s opsegom sudjelovanja
  • Raspoloživi kapacitet za sudjelovanje po stavci programa
  • Popis već potvrđenih mjesta za sudjelovanje
  • Pristup unosu događaja u udansa hubu
  • Utvrđeni način rezervacije za događaj
  • Osoba zadužena za ulaznice dostupne za prodaju

Jedna ulaznica može utjecati na više ograničenja broja mjesta

Za prodaju ulaznica za svoje plesno događanje trebaš povezati rezervaciju s mjestom za sudjelovanje. Ulaznica može obuhvaćati samo zabavu, samo radionicu ili oboje. Oblici sudjelovanja koje nudiš proizlaze iz tvog koncepta događanja s jasno definiranim opsegom sudjelovanja. Pri prodaji tu odluku pretvaraš u jasno imenovane kategorije.

Kvote se najprije odnose na programske točke, a ne na nazive ulaznica. Primjer koji je izričito izmišljen: tvoja radionica ima 24 raspoloživa mjesta za sudjelovanje, a zabava koja slijedi 60. Prodaju najprije podijeliš na 16 kombiniranih ulaznica, osam ulaznica samo za radionicu i 44 ulaznice samo za zabavu. Tako su poštovana oba ograničenja: 16 plus osam iznosi 24, a 16 plus 44 iznosi 60. Već dodijeljena mjesta umanjila bi raspoloživu količinu za prodaju.

Svoj događaj možeš unijeti u udansa hub. Prijave i naplatu može preuzeti udansa, a možeš i preusmjeriti posjetitelje na svoj sustav. To ne jamči automatsko povezivanje kvota, vremenski određeno otključavanje ni određene varijante ulaznica. Zato tvoj plan mora funkcionirati i s fiksnim djelomičnim kvotama i dokumentiranim izmjenama. Upute o tome kako operativno organizirati postupak rezervacije potraži u vodiču za postavljanje online rezervacija. Unesi samo varijante koje tvoj sustav za rezervacije stvarno može ponuditi.

Ljudi sudjeluju na poslovnom događaju
Dokumentirani test pruža zajedničku referentnu točku kada tvoj tim kasnije istražuje nejasnu rezervaciju.

In sieben Schritten zum vorbereiteten Verkauf

  1. Den Teilnahmeumfang aufschreiben

    Schreibe für jeden Programmpunkt auf, was enthalten ist: etwa Workshop mit benanntem Niveau, Party oder beides. Ergänze Datum, Teilnahmezeiten und Ort. Formuliere eine Kurzbeschreibung, aus der auch ohne Kenntnis deines Gesamtprogramms klar wird, wozu eine Buchung berechtigt.

  2. Ticketkategorien eindeutig benennen

    Verwende Namen wie „Workshop und Party“ oder „Nur Party“ statt interner Kürzel. Halte daneben fest, wie viele Personen eine Buchung umfasst. Ein Paarticket zählt beispielsweise als zwei Teilnahmeplätze; Führungsrolle und Folgerolle sind keine Geschlechtszuordnung.

  3. Verkaufbare Plätze berechnen

    Ziehe bereits zugesagte Teilnahmeplätze von der nutzbaren Kapazität jedes Programmpunkts ab. Zerlege die verbleibenden Plätze in feste Ticketkontingente, falls keine gemeinsame Bestandsführung verfügbar ist. Rechne jede Kategorie mit ihrer Personenzahl durch; alle Summen müssen innerhalb der jeweiligen Programmpunktgrenze bleiben.

  4. Verkaufszeiträume festlegen

    Notiere Start und Ende des Verkaufs mit Datum, Uhrzeit und Zeitzone. Plane einen Abstand zwischen Verkaufsschluss und deiner abschließenden Teilnehmerübersicht ein. Wenn keine Zeitsteuerung verfügbar ist, ordne das Öffnen und Schließen einer Person mit konkreten Erinnerungen im Arbeitskalender zu.

  5. Den Buchungsweg einrichten

    Übertrage die Teilnahmeinformationen in deinen Eventeintrag auf udansa und richte den gewählten Buchungsweg ein. Bei einer Weiterleitung gehört das korrekte Event als Ziel hinein. Gleiche Kategorien, enthaltene Leistungen und Mengen mit deinem Plan ab, ohne nicht verfügbare Funktionen vorauszusetzen.

  6. Eine Buchung vollständig testen

    Gehe aus Gästesicht von der Eventseite über die Ticketauswahl bis zur vorgesehenen Buchungsbestätigung. Nutze einen verfügbaren Testmodus oder einen dafür vorgesehenen realen Testvorgang. Kontrolliere anschließend Zuordnung, Personenzahl und Bestandsänderung; dokumentiere das Ergebnis und bereinige den Testbestand nachvollziehbar.

  7. Odobri početak prodaje

    Pokreni prodaju tek kada se sve ponuđene kategorije bez pogrešaka mogu rezervirati. Zabilježi početne količine i vrijeme puštanja u prodaju. Odredi tko će tijekom prodaje provjeravati rezervacije i mijenjati kvote kako se ista slobodna mjesta ne bi više puta dodijelila zbog paralelne obrade.

Promjene postojećeg stanja bez novih nejasnoća

So ja

  • Vor einer Umbuchung den Zielbestand neu berechnen
  • Nicht gebuchte Plätze vor einer Zusage reservieren
  • Jede manuelle Änderung mit Zeitpunkt dokumentieren
  • Bei einem Bestandswiderspruch betroffene Verkäufe pausieren

So nicht

  • Ein Partyticket ohne Kapazitätsrechnung zum Kombiticket machen
  • Mündliche Zusagen außerhalb der Platzrechnung vergeben
  • Kontingente ändern, ohne den bisherigen Stand festzuhalten
  • Bei widersprüchlichen Beständen unverändert weiterverkaufen

Diese Zustände hältst du zum jeweiligen Zeitpunkt fest

Vor dem Einrichten

Planung

Vor dem Verkaufsstart

Freigabe

Während des Verkaufs

Abgleich

Häufige Fragen

  1. Du brauchst getrennte Kategorien, wenn Gäste Workshop und Party unabhängig voneinander buchen können. Ein ausschließlich gemeinsames Angebot kann mit einer Kombikategorie auskommen. Entscheidend ist der verständliche Teilnahmeumfang: Ein allgemeiner Name wie „Eventticket“ reicht nicht, wenn darunter verschiedene Zugänge zur Auswahl stehen.

Omogući rezervaciju svog plesnog događaja na udansa

Unesi svoj događaj u udansa hub kako bi ga ljubitelji plesa mogli pronaći na stranicama gradova i plesnih stilova. Za prijave i plaćanja možeš koristiti udansa ili povezati svoju ponudu sa svojim sustavom za rezervacije.

udansa za organizatore

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