Egy megállapítás összekapcsolja a visszajelzést a lebonyolítással
Egy visszajelzés először egy nézőpontot ír le, nem az okot. „A workshop túl kapkodós volt” jelentheti azt, hogy túl gyorsak voltak a magyarázatok, késve kezdődött a program, vagy a csoport lemaradt az oktatásról, miközben termet váltott. Ahhoz, hogy érdemben értékeld az eseményt, kapcsold az állítást egy időponthoz, egy helyzethez és annak következményéhez.
Minden megállapításhoz használd ezeket a mezőket: megfigyelés, forrás, következmény, lehetséges ok és tisztázatlan kérdések. Egy kifejezetten kitalált példa: a vendégek arról számolnak be, hogy lemaradtak egy workshop kezdetéről; a vendégoktató úgy emlékszik, hogy a résztvevők folyamatosan érkeztek; a csapat pedig feljegyezte, hogy késve vált szabaddá a terem. Ezekből összeáll egy követhető eseménysor, de még nem bizonyítják az összes feltételezett okot.
Vesd össze az eredeti céllal is, hogy megfelelően tudd értelmezni a panaszokat. Ehhez elég egy hivatkozás a célcsoportot és a részvétel módját bemutató eseménykoncepciódra. Egy szándékosan kötetlen táncos alkalom esetében más szempontokat kell alkalmazni, mint egy egymásra épülő workshopnál.
Az utólagos megbeszélés az esemény lebonyolításával kapcsolatos döntésekkel zárul. A pénzügyi elszámolás és a hosszú távú ügyfélmegtartás külön feladat marad. A jóváhagyott módosításokat ezután vezesd át azokba a dokumentumokba, amelyekkel a táncos eseményedet szervezed, ahelyett, hogy létrehoznál egy második, ellentmondásos tervezési rendszert. A jól működő folyamatokat is rögzítsd kifejezetten követendő gyakorlatként: különben a következő alkalommal éppen azon változtatsz, ami megbízhatóan működött.
