Persetujuan baru berlaku jika serah terima dapat dilakukan
Pengajar yang tersedia belum tentu bisa langsung menggantikan. Ia harus mampu mengajar gaya tari dan mengikuti perkembangan kelas terkini, tiba tepat waktu, serta bisa memulai kelas tanpa harus mencari musik atau akses ruangan secara mendadak. Untuk kelas Salsa, misalnya, keterangan „tingkat menengah“ saja tidak cukup: yang menentukan adalah figur yang terakhir dipelajari, hitungannya, dan topik yang sedang dibahas kelompok. Kelas pengulangan yang sesuai bisa lebih bermanfaat daripada materi baru yang tidak tersambung dengan materi sebelumnya.
Jangan pernah menganggap permintaan yang masih terbuka sebagai penggantian yang sudah dikonfirmasi. Sampai ada persetujuan yang mengikat, jadwal tetap dalam proses. Satu orang bertanggung jawab mengambil keputusan, dan staf resepsionis serta para pengajar merujuk pada catatan yang sama. Karena itu, pengelolaan sekolah tarimu juga perlu memiliki tempat yang jelas untuk mencatat status proses ini.
Waktu pengambilan keputusan bergantung pada waktu yang tersisa: perjalanan kelompok, serah terima, dan kemudahan untuk dihubungi masih harus memungkinkan. Ini bukan batas waktu dalam hitungan menit yang berlaku untuk semua situasi. Data ruangan dan waktu mengajar yang sudah ada di jadwal kelasmu menjadi dasar untuk menentukannya. Jika hanya satu kelas yang dibatalkan, ubah jadwal kelas tersebut, jangan sampai tanpa sengaja mengubah seluruh rangkaian kelas.
