ダンススクールで代講を手配する方法

予定に日付、時刻、グループ、部屋、欠席した講師を記録します。案件を内部で「対応中」とし、責任者を明記します。そうすれば、複数のスタッフが報告を受け取った場合でも、次の確定情報を誰が記録するのかが分かります。

実際に代講できる講師から返事をもらう期限を決めましょう。レッスン開始までの時間、一般的な移動時間、必要な引き継ぎを考慮してください。グループがすでに状況が不確定であることを知っている場合は、次に状況を知らせるタイミングも記録しておきましょう。

開始・終了時刻、場所、ダンスジャンル、グループのレベルを伝えて、よく知っている適任の講師に連絡しよう。代講を引き受けることと、時間に余裕をもって到着することを確約してもらおう。複数の講師に依頼する場合は、返事を一か所に記録し、担当者が決まったら未回答の依頼を取り下げよう。

レッスンを担当できること、到着時刻、引き継ぎの条件がそろっている場合に限り、代講を承認してください。判断の期限までに確実な引き受け手が見つからない場合は、中止を決定してください。受付や講師がグループに異なる案内をする前に、決定したステータスを入力してください。

通常の連絡手段で、コース名、日付、時刻、結果を明記したわかりやすいメッセージを送りましょう。代講の場合は講師名と内容の変更点を伝え、中止の場合は開催されない日程を明確に伝えましょう。申し込み済みのゲストにも知らせ、送信日時を記録しておきましょう。

代講の場合は、レッスンの目標、最近の課題、音楽、部屋への入り方を引き継ぎます。受付には新しい講師の情報を伝えます。中止の場合は、確定した情報と、それでも来る人への案内を受付に伝えます。中止になったレッスンのための不要な準備は終了します。

予定していたレッスン終了後、記録を実際の状況に合わせて更新します。代理の講師が担当して実施したのか、中止になったのかを記録してください。代理講師が担当した場合は、通常の講師向けに簡単なレッスンメモを追加します。中止を跡形もなく削除するのではなく、元の予定との関連と送信記録を残してください。