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Eventorganisation6 Minuten

Tickets für eigene Veranstaltung verkaufen: Kontingente planen

Автор: Bernhard De LucaОбновлено

Kurz gesagt
  • Lege für jede Ticketkategorie fest, welche Programmpunkte und wie viele Personen die Buchung umfasst.
  • Berechne Kontingente je Programmpunkt und berücksichtige Kombitickets bei jeder betroffenen Platzgrenze.
  • Bestimme Verkaufsstart und Verkaufsschluss mit Uhrzeit sowie eine verantwortliche Person für Bestandsänderungen.
  • Teste vor der Veröffentlichung den vollständigen Buchungsweg auf udansa oder im verlinkten eigenen System.

Eine freie Workshopfläche und ein voller Partyraum können zum selben Event gehören. Wenn dein Team beide unter einer einzigen Restplatzzahl führt, wirkt der Verkauf übersichtlich, bis die erste Kombination nicht mehr passt.

Das brauchst du für die Verkaufsplanung

  • Feststehende Programmpunkte mit Teilnahmeumfang
  • Nutzbare Teilnahmekapazität je Programmpunkt
  • Liste bereits zugesagter Teilnahmeplätze
  • Zugang zum Eventeintrag im udansa hub
  • Festgelegter Buchungsweg für das Event
  • Verantwortliche Person für den Verkaufsbestand

Ein Ticket kann mehrere Platzgrenzen berühren

Für den Ticketverkauf deiner Tanzveranstaltung brauchst du eine Zuordnung zwischen Buchung und Teilnahmeplatz. Ein Ticket kann nur die Party umfassen, nur den Workshop oder beides. Welche Teilnahmeformen du anbietest, folgt aus deinem Veranstaltungskonzept mit klar definiertem Teilnahmeumfang. Für den Verkauf übersetzt du diese Entscheidung in eindeutig benannte Kategorien.

Kontingente gehören zuerst zu den Programmpunkten, nicht zu den Ticketnamen. Ein ausdrücklich ausgedachtes Beispiel: Dein Workshop hat 24 nutzbare Teilnahmeplätze, die anschließende Party 60. Du teilst den Verkauf zunächst in 16 Kombitickets, acht reine Workshoptickets und 44 reine Partytickets auf. Damit sind beide Grenzen eingehalten: 16 plus acht ergibt 24, 16 plus 44 ergibt 60. Bereits zugesagte Plätze würden die verkaufbare Menge entsprechend verringern.

Im udansa hub kannst du dein Event eintragen. Anmeldung und Zahlung kann udansa übernehmen; alternativ führt dein Angebot zu deinem eigenen System. Daraus folgt keine Zusage für automatische Kontingentverknüpfungen, zeitgesteuerte Freischaltungen oder bestimmte Ticketvarianten. Dein Plan muss deshalb auch mit festen Teilkontingenten und dokumentierten Änderungen funktionieren. Wie du den Buchungsweg betrieblich einordnest, erklärt die Anleitung zum Einrichten deiner Online-Buchung. Trage nur Varianten ein, die der tatsächlich eingesetzte Buchungsweg abbildet.

Menschen nehmen an einer geschäftlichen Veranstaltung teil
Ein dokumentierter Test schafft eine gemeinsame Referenz, wenn dein Team später eine unklare Buchung untersucht.

Семь шагов к подготовке продажи

  1. Укажите, что входит в участие

    Для каждого пункта программы укажите, что в него входит: например, мастер-класс с указанием уровня, вечеринка или и то и другое. Добавьте дату, время участия и место проведения. Напишите краткое описание, из которого будет понятно, на что даёт право бронирование, даже если человек не знаком с полной программой.

  2. Четко называй категории билетов

    Используй названия вроде «Мастер-класс и вечеринка» или «Только вечеринка» вместо внутренних сокращений. Также указывай, сколько человек включает бронирование. Например, билет для пары рассчитан на два места для участников; роли ведущего и ведомого не привязаны к полу.

  3. Verkaufbare Plätze berechnen

    Ziehe bereits zugesagte Teilnahmeplätze von der nutzbaren Kapazität jedes Programmpunkts ab. Zerlege die verbleibenden Plätze in feste Ticketkontingente, falls keine gemeinsame Bestandsführung verfügbar ist. Rechne jede Kategorie mit ihrer Personenzahl durch; alle Summen müssen innerhalb der jeweiligen Programmpunktgrenze bleiben.

  4. Установи периоды продаж

    Укажи дату, время и часовой пояс начала и окончания продаж. Оставь время между закрытием продаж и подготовкой итогового списка участников. Если автоматическое управление временем недоступно, назначь ответственного за открытие и закрытие продаж и добавь конкретные напоминания в рабочий календарь.

  5. Настрой способ бронирования

    Перенеси информацию об участии в карточку мероприятия на udansa и настрой выбранный способ бронирования. При перенаправлении укажи нужное мероприятие в качестве цели. Сверь категории, включённые услуги и количество со своим планом, не рассчитывая на функции, которые недоступны.

  6. Eine Buchung vollständig testen

    Gehe aus Gästesicht von der Eventseite über die Ticketauswahl bis zur vorgesehenen Buchungsbestätigung. Nutze einen verfügbaren Testmodus oder einen dafür vorgesehenen realen Testvorgang. Kontrolliere anschließend Zuordnung, Personenzahl und Bestandsänderung; dokumentiere das Ergebnis und bereinige den Testbestand nachvollziehbar.

  7. Den Verkaufsstart freigeben

    Starte erst, wenn alle angebotenen Kategorien fehlerfrei durch den Buchungsweg führen. Halte den Ausgangsbestand und den Freigabezeitpunkt fest. Bestimme, wer während des Verkaufs Buchungen abgleicht und Kontingente ändert, damit parallele Bearbeitungen nicht dieselben freien Plätze mehrfach vergeben.

Bestandsänderungen ohne neue Unklarheiten

So ja

  • Vor einer Umbuchung den Zielbestand neu berechnen
  • Nicht gebuchte Plätze vor einer Zusage reservieren
  • Jede manuelle Änderung mit Zeitpunkt dokumentieren
  • Bei einem Bestandswiderspruch betroffene Verkäufe pausieren

Так не надо

  • Превращать билет на вечеринку в комбинированный билет, не рассчитав вместимость
  • Давать устные обещания на места, не учитывая их при расчёте вместимости
  • Менять квоты, не фиксируя их прежнее состояние
  • Продолжать продавать билеты без изменений при расхождениях в данных о наличии мест

Diese Zustände hältst du zum jeweiligen Zeitpunkt fest

Vor dem Einrichten

Planung

Перед началом продаж

Допуск

Während des Verkaufs

Abgleich

Часто задаваемые вопросы

  1. Тебе понадобятся отдельные категории, если гости могут бронировать участие в воркшопе и вечеринке независимо друг от друга. Если предлагается только совместный вариант, достаточно одной комбинированной категории. Важно ясно указать, что входит в билет: общего названия вроде «Билет на мероприятие» недостаточно, если в этой категории можно выбрать разные варианты участия.

Mach dein Tanzevent auf udansa buchbar

Trage dein Event im udansa hub ein, damit Tanzinteressierte es auf den Stadt- und Stilseiten finden. Für deine Anmeldungen und Zahlungen kannst du udansa nutzen oder dein Angebot mit deinem eigenen Buchungssystem verlinken.

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