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Veranstaltungsablauf6 Minuten

Für dein Tanzfestival Programm planen, ohne Raumkonflikte

Автор: Bernhard De LucaОбновлено

Kurz gesagt
  • Lege Workshops erst fest, wenn Raum, Lehrkraft und benötigte Ausstattung im gesamten Belegungszeitraum verfügbar sind.
  • Plane zusammengehörige Lernangebote nacheinander und echte Alternativen parallel, damit jedes Niveau einen nutzbaren Weg erhält.
  • Berechne Raumwechsel und Umbauten zwischen Workshops zusätzlich zur Unterrichtszeit und reserviere echte Erholungspausen.
  • Bemesse Raumkapazitäten nach dem Bewegungsbedarf von Paargruppen und Solotanzgruppen, nicht allein nach der Personenzahl.

На бумаге три мастер-класса можно провести параллельно. На месте внезапно оказывается, что одному и тому же преподавателю нужны два зала, пока группа ещё переобувается. Удобный план фестиваля учитывает такие переходы ещё до публикации программы.

Diese Angaben brauchst du für den Plan

  • Raumliste mit nutzbarer Fläche, Boden und Ausstattung
  • Workshopliste mit Dauer, Niveau und Teilnahmeform
  • Verfügbarkeitsfenster jeder Lehrkraft
  • Wege zwischen Räumen einschließlich barrierearmer Routen
  • Festivalöffnungszeiten und feste Programmpunkte
  • Platzbedarf je Workshop und erwartete Gruppengröße

Время использования зала дольше времени занятия

Один воркшоп одновременно занимает несколько ресурсов: зал, преподавателя и, при необходимости, переносное оборудование. Занятие может уже закончиться, а зал всё ещё не готов к следующей группе. Участники переобуваются, задают вопросы, убирают стулья или переставляют музыкальное оборудование. Поэтому в расписании нужно отдельно указывать время занятия и фактическое время использования ресурсов.

Для зала время подготовки и уборки входит во время использования. Для преподавателя к заблокированному времени относятся необходимые перемещения и перерывы. Для участников важно, успеют ли они попасть на следующее подходящее занятие. Эти три временных промежутка не обязательно совпадают. Общий перерыв может облегчить смену групп, но не заменит дополнительное время на перестановку оборудования.

Формат участия, описанный в твоей концепции мероприятия, влияет на распределение залов: парный воркшоп на месте занимает пространство иначе, чем перемещающиеся по залу фигуры или сольная танцевальная последовательность с широкими движениями в стороны. Для парных групп отдельно учитывай количество мест для участников и возможные варианты формирования пар. Для групп сольного танца важен радиус движения каждого участника.

При этом план воркшопов остаётся частью общего хода мероприятия. Фиксированные пункты программы ограничивают доступные временные окна, их организацию не нужно включать в таблицу залов. Используй единую временную сетку, но не сокращай искусственно занятия разной продолжительности до одинакового времени.

Ein leerer Flur beim Aufbau sagt wenig darüber aus, wie lange zwei volle Gruppen zum Wechseln brauchen.
Ein leerer Flur beim Aufbau sagt wenig darüber aus, wie lange zwei volle Gruppen zum Wechseln brauchen.

In sieben Schritten zum belastbaren Workshopplan

  1. Das Zeitraster mit Sperren anlegen

    Lege Räume als Spalten und Uhrzeiten als Zeilen an; führe je Workshop Start, Ende, Belegungsbeginn und Belegungsende. Trage feste Programmpunkte und nicht verfügbare Raumzeiten zuerst ein, sodass du Workshops ausschließlich in tatsächlich nutzbare Fenster setzt.

  2. Подбор подходящих залов для мастер-классов

    Для каждого мастер-класса подбери подходящий зал с учетом покрытия пола, оснащения, потребности в пространстве для движения и размера группы. Для занятий в парах укажи отдельно количество мест для участников и число пар. Зал не подойдет, даже если его расчетная вместимость соответствует числу участников, если в нем недостаточно места для перемещений или смены партнеров.

  3. Lehrkräfte als Ressourcen eintragen

    Verbinde jeden Workshop mit allen beteiligten Lehrkräften und deren verfügbaren Zeitfenstern. Setze zuerst Angebote mit nur einer möglichen Besetzung oder einem einzigen geeigneten Raum; bei einem unterrichtenden Duo müssen beide Personen für Unterricht und nötige Übergänge verfügbar bleiben.

  4. Закладывай время на переходы и перерывы

    Рассчитывай время на переходы с учётом самого медленного из необходимых процессов: смены групп, перехода преподавателя или перестановки в зале. Допустим, занятие заканчивается в 12:00, а на смену нужно 15 минут. Тогда следующий мастер-класс начнётся не раньше 12:15. При необходимости дополнительно предусмотрите время на отдых.

  5. Lernwege über die Räume legen

    Markiere für jedes Niveau eine erreichbare Folge passender Workshops. Setze ein Grundlagenangebot vor seine aufbauende Einheit; lege Alternativen parallel, wenn sie dieselbe Gruppe nicht zwingend gemeinsam braucht, und verhindere unnötige Konkurrenz zwischen Paarangeboten und passenden Solotechnikangeboten.

  6. Den Plan auf Überschneidungen testen

    Lies die Tabelle nacheinander aus Sicht jedes Raums, jeder Lehrkraft und jeder Niveaugruppe. Suche nach überlappenden Belegungen, fehlenden Wegen und langen Unterrichtsfolgen ohne Erholung; verschiebe den weniger gebundenen Workshop und wiederhole danach alle drei Durchgänge für die betroffenen Zeitfenster.

  7. Die veröffentlichbare Fassung ableiten

    Übertrage Unterrichtszeiten, eindeutige Raumnamen, Niveau, Teilnahmeform und Lehrkräfte in den Gästeplan; interne Belegungspuffer bleiben in deiner Arbeitsfassung. Ergänze notwendige Vorkenntnisse und erkennbare Pausen, kennzeichne die Fassung mit einem Stand und übernimm spätere Änderungen immer aus derselben zentralen Tabelle.

So bleibt die Raumplanung belastbar

So ja

  • Eine mobile Musikanlage samt Transportzeit einem Raum zuweisen
  • Doppeltüren und gemeinsame Engstellen in Wechselzeiten berücksichtigen
  • Aufbauende Einheiten für dieselbe Gruppe zeitlich erreichbar legen
  • Paarzahl zusätzlich zu Personenplätzen ausweisen

So nicht

  • Dieselbe mobile Musikanlage gleichzeitig in zwei Räumen einplanen
  • Wechselzeiten nur aus der Entfernung auf dem Grundriss ableiten
  • Grundlagen und darauf aufbauende Einheiten parallel anbieten
  • Personenplätze ohne Umrechnung als verfügbare Paare behandeln

Эти результаты ты будешь отмечать по очереди

Nach der ersten Belegung

Entwurf

После прогона расписания

Нагрузочное тестирование

Перед публикацией

Согласование

Häufige Fragen

  1. Du kannst nur so viele Workshops parallel anbieten, wie geeignete Räume, verfügbare Lehrkräfte und Ausstattung gleichzeitig tragen. Die Raumzahl allein ist keine belastbare Obergrenze für dein Programm. Auch die Nachfrage je Niveau begrenzt sinnvolle Parallelität: Mehr Auswahl hilft wenig, wenn dieselbe kleine Gruppe alle Angebote besuchen möchte.

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