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Organizácia podujatí6 minút

Predaj vstupeniek na vlastné podujatie: plánovanie vstupenkových kontingentov

Text: Bernhard De LucaAktualizované

Kurz gesagt
  • Lege für jede Ticketkategorie fest, welche Programmpunkte und wie viele Personen die Buchung umfasst.
  • Berechne Kontingente je Programmpunkt und berücksichtige Kombitickets bei jeder betroffenen Platzgrenze.
  • Bestimme Verkaufsstart und Verkaufsschluss mit Uhrzeit sowie eine verantwortliche Person für Bestandsänderungen.
  • Teste vor der Veröffentlichung den vollständigen Buchungsweg auf udansa oder im verlinkten eigenen System.

Voľná plocha na workshopy a plná párty miestnosť môžu byť súčasťou toho istého podujatia. Ak tvoj tím eviduje obe pod jedným počtom zostávajúcich miest, predaj vyzerá prehľadne, až kým prvá kombinácia prestane fungovať.

Das brauchst du für die Verkaufsplanung

  • Feststehende Programmpunkte mit Teilnahmeumfang
  • Nutzbare Teilnahmekapazität je Programmpunkt
  • Liste bereits zugesagter Teilnahmeplätze
  • Zugang zum Eventeintrag im udansa hub
  • Festgelegter Buchungsweg für das Event
  • Verantwortliche Person für den Verkaufsbestand

Jedna vstupenka môže ovplyvniť viacero kapacitných limitov

Na predaj vstupeniek na svoje tanečné podujatie potrebuješ priradiť rezerváciu k miestu účasti. Jedna vstupenka môže zahŕňať iba párty, iba workshop alebo oboje. Ktoré formy účasti ponúkneš, vyplýva z tvojej koncepcie podujatia s jasne vymedzeným rozsahom účasti. Pri predaji toto rozhodnutie premietneš do jednoznačne pomenovaných kategórií.

Kapacitné kvóty sa najprv viažu na jednotlivé časti programu, nie na názvy vstupeniek. Konkrétny vymyslený príklad: Na tvojom workshope je 24 miest a na následnej párty 60. Predaj najprv rozdelíš na 16 kombinovaných vstupeniek, osem vstupeniek iba na workshop a 44 vstupeniek iba na párty. Tým dodržíš oba limity: 16 plus osem je 24, 16 plus 44 je 60. Už prisľúbené miesta by zodpovedajúcim spôsobom znížili počet miest, ktoré môžeš predať.

V udansa hub môžeš zaregistrovať svoje podujatie. Registráciu a platby môže zabezpečiť udansa, prípadne môže tvoja ponuka odkazovať na tvoj vlastný systém. Z toho nevyplýva prísľub automatického prepojenia kapacitných kvót, časovo riadeného sprístupňovania ani konkrétnych variantov vstupeniek. Preto musí tvoj plán fungovať aj s pevne stanovenými čiastkovými kvótami a zaznamenanými zmenami. Ako prevádzkovo nastaviť cestu rezervácie, vysvetľuje návod na nastavenie online rezervácie. Zadaj iba varianty, ktoré podporuje skutočne používaný rezervačný systém.

Ľudia sa zúčastňujú na pracovnom podujatí
Zdokumentovaný test poskytuje spoločný referenčný bod, keď tvoj tím neskôr preveruje nejasnú rezerváciu.

In sieben Schritten zum vorbereiteten Verkauf

  1. Den Teilnahmeumfang aufschreiben

    Schreibe für jeden Programmpunkt auf, was enthalten ist: etwa Workshop mit benanntem Niveau, Party oder beides. Ergänze Datum, Teilnahmezeiten und Ort. Formuliere eine Kurzbeschreibung, aus der auch ohne Kenntnis deines Gesamtprogramms klar wird, wozu eine Buchung berechtigt.

  2. Ticketkategorien eindeutig benennen

    Verwende Namen wie „Workshop und Party“ oder „Nur Party“ statt interner Kürzel. Halte daneben fest, wie viele Personen eine Buchung umfasst. Ein Paarticket zählt beispielsweise als zwei Teilnahmeplätze; Führungsrolle und Folgerolle sind keine Geschlechtszuordnung.

  3. Verkaufbare Plätze berechnen

    Ziehe bereits zugesagte Teilnahmeplätze von der nutzbaren Kapazität jedes Programmpunkts ab. Zerlege die verbleibenden Plätze in feste Ticketkontingente, falls keine gemeinsame Bestandsführung verfügbar ist. Rechne jede Kategorie mit ihrer Personenzahl durch; alle Summen müssen innerhalb der jeweiligen Programmpunktgrenze bleiben.

  4. Verkaufszeiträume festlegen

    Notiere Start und Ende des Verkaufs mit Datum, Uhrzeit und Zeitzone. Plane einen Abstand zwischen Verkaufsschluss und deiner abschließenden Teilnehmerübersicht ein. Wenn keine Zeitsteuerung verfügbar ist, ordne das Öffnen und Schließen einer Person mit konkreten Erinnerungen im Arbeitskalender zu.

  5. Den Buchungsweg einrichten

    Übertrage die Teilnahmeinformationen in deinen Eventeintrag auf udansa und richte den gewählten Buchungsweg ein. Bei einer Weiterleitung gehört das korrekte Event als Ziel hinein. Gleiche Kategorien, enthaltene Leistungen und Mengen mit deinem Plan ab, ohne nicht verfügbare Funktionen vorauszusetzen.

  6. Eine Buchung vollständig testen

    Gehe aus Gästesicht von der Eventseite über die Ticketauswahl bis zur vorgesehenen Buchungsbestätigung. Nutze einen verfügbaren Testmodus oder einen dafür vorgesehenen realen Testvorgang. Kontrolliere anschließend Zuordnung, Personenzahl und Bestandsänderung; dokumentiere das Ergebnis und bereinige den Testbestand nachvollziehbar.

  7. Schváliť spustenie predaja

    Začni až vtedy, keď všetky ponúkané kategórie bezchybne prejdú procesom rezervácie. Zaznamenaj počiatočný počet miest a čas schválenia. Urči, kto bude počas predaja kontrolovať rezervácie a meniť kapacity, aby sa pri súbežných úpravách tie isté voľné miesta nepridelili viackrát.

Zmeny v stave zásob bez nových nejasností

So ja

  • Vor einer Umbuchung den Zielbestand neu berechnen
  • Nicht gebuchte Plätze vor einer Zusage reservieren
  • Jede manuelle Änderung mit Zeitpunkt dokumentieren
  • Bei einem Bestandswiderspruch betroffene Verkäufe pausieren

So nicht

  • Ein Partyticket ohne Kapazitätsrechnung zum Kombiticket machen
  • Mündliche Zusagen außerhalb der Platzrechnung vergeben
  • Kontingente ändern, ohne den bisherigen Stand festzuhalten
  • Bei widersprüchlichen Beständen unverändert weiterverkaufen

Diese Zustände hältst du zum jeweiligen Zeitpunkt fest

Vor dem Einrichten

Planung

Vor dem Verkaufsstart

Freigabe

Während des Verkaufs

Abgleich

Häufige Fragen

  1. Du brauchst getrennte Kategorien, wenn Gäste Workshop und Party unabhängig voneinander buchen können. Ein ausschließlich gemeinsames Angebot kann mit einer Kombikategorie auskommen. Entscheidend ist der verständliche Teilnahmeumfang: Ein allgemeiner Name wie „Eventticket“ reicht nicht, wenn darunter verschiedene Zugänge zur Auswahl stehen.

Umožni rezerváciu svojho tanečného podujatia na udansa

Zadaj svoje podujatie do udansa hubu, aby ho záujemcovia o tanec našli na stránkach miest a tanečných štýlov. Na prihlasovanie a platby môžeš využiť udansa alebo prepojiť svoju ponuku s vlastným rezervačným systémom.