Preskočiť na hlavný obsah
Prevádzka kurzov5 minút

Zorganizovať zastupovanie vo svojej tanečnej škole: Ako na to

Text: Mary De LucaAktualizované

Stručne
  • Na základe vhodnosti na výučbu, záväzného potvrdenia a včasného príchodu sa rozhodneš, či zabezpečíš náhradníka alebo hodinu zrušíš.
  • Stanovíš čas, dokedy sa rozhodneš, aby skupina dostala jednoznačnú informáciu ešte pred odchodom.
  • Všetkých dotknutých účastníkov informuješ o termíne, mieste a skutočne prijatej zmene.
  • Rozhodnutie, odoslané správy a stav termínu zaznamenáš spoločne pri príslušnom termíne kurzu vo svojej administrácii.

Správa o chorobe často príde práve vtedy, keď je na recepcii už plno. Jasne nastavený postup zabráni tomu, aby lektor, kancelária a účastníci poznali tri rôzne verzie toho istého večera.

Čo potrebuješ pri výpadku

  • Aktuálny termín kurzu so skupinou, miestnosťou a časom výučby
  • Dostupní, už známi zastupujúci lektori
  • Stručné poznámky z poslednej hodiny o stave skupiny
  • Zoznam kontaktov vrátane prihlásených na skúšobné hodiny
  • Jedna osoba s rozhodovacími právomocami a prístupom k administrácii

Potvrdenie platí až vtedy, keď je odovzdanie zvládnuteľné

Voľný lektor ešte neznamená, že je pripravený zastupovať. Musí zvládnuť daný tanečný štýl a nadviazať na aktuálny stav výučby, prísť načas a začať hodinu bez improvizovaného hľadania hudby alebo prístupu do miestnosti. Pri kurze Salsa nestačí napríklad uviesť „stredne pokročilí“: dôležitá je naposledy precvičovaná figúra, jej počítanie a téma, ktorej sa skupina práve venuje. Vhodnejšie môže byť zopakovanie učiva než nová látka, ktorá nenadväzuje na predchádzajúcu výučbu.

Otvorenú požiadavku nikdy nepovažuj za potvrdené zastupovanie. Kým nepríde záväzné potvrdenie, termín zostáva interne v riešení. O rozhodnutí informuje jedna osoba, recepcia aj lektori sa riadia tým istým záznamom. K správe tvojej tanečnej školy preto patrí aj jasne určené miesto, kde sa zaznamenáva stav riešenia.

Čas rozhodnutia závisí od zostávajúceho predstihu: skupina musí mať ešte čas prísť, odovzdanie informácií musí byť možné a zastupujúci lektor musí byť dostupný. Nejde o univerzálny časový limit v minútach. Základom sú existujúce údaje o miestnostiach a časoch výučby v tvojom rozvrhu. Pri jednom zrušenom termíne zmeň konkrétny termín, nie omylom celý kurz.

Viditeľný stav vybavovania umožňuje recepcii odpovedať na doplňujúce otázky bez prerušenia prebiehajúceho rozhodovania.
Viditeľný stav vybavovania umožňuje recepcii odpovedať na doplňujúce otázky bez prerušenia prebiehajúceho rozhodovania.

Ako zvládnuť zrušenie na poslednú chvíľu v siedmich krokoch

  1. Určiť, ktorého termínu sa to týka

    V termíne zaznamenaj dátum, čas, skupinu, miestnosť a neprítomného lektora. Prípad interne označ ako „spracúva sa“ a uveď zodpovednú osobu. Tak bude jasné, kto zaznamená ďalšiu záväznú informáciu, aj keď hlásenie dostane viacero zamestnancov.

  2. Stanov rozhodujúci termín

    Stanov termín, dokedy musí náhradník potvrdiť, že je pripravený prevziať zastupovanie. Zohľadni pritom začiatok kurzu, obvyklé možnosti dopravy a potrebné odovzdanie. Zároveň si poznač, kedy skupinu najbližšie informuješ, ak už vie o tejto neistote.

  3. Požiadať o vhodné zastupovanie

    Oslov známu lektorku alebo známeho lektora s vhodnou odbornosťou a uveď začiatok, koniec, miesto, tanečný štýl a úroveň skupiny. Nechaj si záväzne potvrdiť zastupovanie aj včasný príchod. Ak oslovíš viac ľudí, eviduj odpovede na jednom mieste a po obsadení termínu ukonči otvorené žiadosti.

  4. Potvrdiť alebo zrušiť zastupovanie

    Potvrď zastupovanie len vtedy, ak sú vhodnosť na výučbu, príchod aj odovzdanie zabezpečené. Ak do termínu rozhodnutia nemáš spoľahlivé potvrdenie, rozhodni o zrušení. Zadaj schválený stav skôr, než recepcia alebo lektori poskytnú skupine rozdielne informácie.

  5. Informuj dotknutú skupinu

    Odošli jasnú správu s názvom kurzu, dátumom, časom a výsledkom prostredníctvom obvyklého kanála kurzu. Pri zastupovaní uveď lektora alebo lektorku a prípadné zmeny obsahu, pri zrušení výslovne uveď zrušený termín. Zahrň aj prihlásených hostí a zaznamenaj čas odoslania.

  6. Odovzdať hodinu na mieste

    Pri zastupovaní odovzdáš cieľ hodiny, posledné ťažkosti, hudbu a prístup do miestnosti; recepcia pozná nového lektora. V prípade zrušenia dostane recepcia záväznú informáciu a pokyny pre tých, ktorí aj tak prídu. Zbytočná príprava na zrušený termín sa ukončí.

  7. Správne uzavri termín

    Po plánovanom konci hodiny zosúlaď záznam so skutočným priebehom: či sa hodina uskutočnila so zastupovaním, alebo bola zrušená. Pri zastupovaní doplň krátku poznámku o hodine pre riadneho lektora. Zachovaj pôvodnú väzbu na termín a záznamy o odoslaní, namiesto toho, aby si zrušenie vymazal bez stopy.

Tak zostane zmena jednoznačná

Takto áno

  • V predmete správy uveď skupinu, ktorej sa to týka
  • Vynechaj zdravotné detaily zo správy o kurze
  • Zmeny miestnosti uveď rovnako v správe aj v termíne
  • Neaktuálne oznámenia výslovne oprav

Takto nie

  • Napísať iba „Dnes zmena“ bez uvedenia kurzu
  • Posúvať ďalej informácie o zdravotnom stave lektora
  • Oznámiť novú miestnosť iba v chate lektorov
  • Nechať protichodné správy bez komentára

Tieto body si môžeš odškrtnúť

Pri nahlásení zrušenia

Evidencia

Pred začiatkom kurzu

Porovnanie

Po lekcii

Záver

Časté otázky

  1. Uveď meno náhradného lektora a výslovne potvrď, ktoré údaje o termíne zostávajú nezmenené. Vzor: „Tvoj kurz Salsa sa [dátum] o [čas] uskutoční v [miestnosť] s lektorom [meno]. Dnes si zopakujete [téma].“ Vynechaj informáciu o obsahu, ak sa nič nemení, a vyhni sa neurčitému oznámeniu, ako napríklad „Pravdepodobne bude náhrada“.

Zviditeľni svoje termíny kurzov

Svoje kurzy môžeš zadávať do udansa hubu manuálne alebo cez rozhranie z administračného softvéru. Záujemcovia o tanec tak nájdu tvoju ponuku na stránkach udansa podľa miest a tanečných štýlov; tvoj interný postup pri rušení kurzov zostáva základom spoľahlivých informácií o termínoch.

udansa pre tanečné školy

Hodí sa k tomu