Idi na glavni sadržaj
Tok događaja6 minuta

Kako da organizuješ aktivnosti nakon svog događaja

Piše: Mary De LucaAžurirano

Ukratko
  • Odvojeno prikupljaš povratne informacije od gostiju, gostujućih nastavnika i tima, a zatim ih razvrstavaš prema konkretnim situacijama.
  • Tokom analize nakon događaja razdvajaš zapažanja od pretpostavki i daješ prioritet problemima prema njihovom uticaju.
  • Za svaku dogovorenu izmenu beležiš odgovornu osobu, rok i prepoznatljiv rezultat.
  • Nerešene zadatke prenosiš u pripremu sledećeg izdanja i tamo proveravaš njihovu realizaciju.

Posle poslednjeg plesa često ostanu dve priče: oduševljena publika i iscrpljen tim. Obe mogu biti tačne. Korisna evaluacija otkriva i poteškoće koje gosti uopšte nisu primetili.

Šta ti je potrebno za naknadni razgovor

  • Povratne informacije gostiju, gostujućih nastavnika i tima
  • Planirani tok i beleške o stvarnom toku
  • Zajednički dokument za nalaze i odluke
  • Učesnici upoznati sa pogođenim procesima
  • Dogovoreno vođenje sastanka i vođenje zapisnika

Nalaz povezuje povratnu informaciju i tok događaja

Povratna informacija najpre opisuje nečiju perspektivu, a ne uzrok. „Radionica je bila previše užurbana“ može da znači da su objašnjenja bila prebrza, da je početak kasnio ili da je grupa propustila deo časa tokom prelaska u drugu prostoriju. Zato izjavu poveži s vremenom, situacijom i posledicom kako bi mogao korisno da analiziraš događaj.

Za svaki nalaz koristi sledeća polja: zapažanje, izvor, posledica, mogući uzrok i nejasnoća koju treba razjasniti. Primer koji je izričito izmišljen: gosti kažu da su propustili početak radionice, gostujući instruktor se seća da su učesnici stalno pristizali, a tim je zabeležio da je prostorija kasno oslobođena. Zajedno, ove informacije daju sliku događaja koju možeš da pratiš, ali još ne dokazuju svaki pretpostavljeni uzrok.

Uporedi ih s prvobitnim ciljem kako bi smisleno procenio pritužbe. Dovoljno je da se pozoveš na svoj koncept događaja sa ciljnom grupom i načinom učešća. Otvoreni social zahteva drugačije kriterijume od radionice u kojoj se sadržaj nadovezuje jedan na drugi.

Razgovor nakon događaja završava se odlukama o toku programa. Finansijski obračun i dugoročno zadržavanje klijenata ostaju odvojeni zadaci. Zatim unesi usvojene izmene u dokumentaciju pomoću koje organizuješ plesni događaj, umesto da praviš drugi, protivrečan sistem planiranja. Takođe izričito sačuvaj uspešne postupke kao standard: u suprotnom bi sledeće izdanje moglo da promeni baš ono što je pouzdano funkcionisalo.

Zajedničko mesto za čuvanje sprečava da dogovorene izmene ostanu samo u ličnoj beležnici jedne od uključenih osoba.
Zajedničko mesto za čuvanje sprečava da dogovorene izmene ostanu samo u ličnoj beležnici jedne od uključenih osoba.

U sedam koraka do promena koje možeš da sprovedeš

  1. Sačuvaj utiske i povratne informacije

    Nakon događaja sačuvaj timske beleške i već pristigle komentare. Gostima i gostujućim nastavnicima postavi ista kratka pitanja: Šta je funkcionisalo, gde je zapelo, na koju situaciju misliš? Prikupljaj konkretna iskustva umesto opštih ocena zadovoljstva i u početku drži perspektive odvojeno.

  2. Grupiši iskaze prema situacijama

    Razvrstaj materijal, na primer, prema početku nastave, orijentaciji, promeni prostora i podršci. Objedini iskaze o istom događaju, a da pritom ne izbrišeš različita iskustva. Grupa je korisna ako možeš da prepoznaš ko je doživeo koju situaciju i kakva je posledica iz nje proistekla.

  3. Rekonstrukcija stvarnog toka

    Tokom naknadne analize uporedi planirani i stvarni tok. Neka učesnici dopune zapažanja pre nego što počnete da razgovarate o uzrocima. Izričito označi pretpostavke: bez dokaza, iz „obaveštenje je izostalo“ ne sme se zaključiti „odgovorna osoba nije ništa uradila“.

  4. Odredi prioritete nalaza prema uticaju

    Najpre izdvoji incidente koji mogu nekoga ugroziti ili predstavljaju povredu granica i obradi ih odvojeno sa nadležnim rukovodiocem. Ostale nalaze proceni prema tome koliko ometaju učešće, riziku od ponavljanja i obimu timskog rada koji se može izbeći. Česta pominjanja sama po sebi ne određuju redosled.

  5. Formulišite konkretnu promenu

    Za svaki prioritetni nalaz formulišite promenu koju je moguće uočiti. Umesto „Poboljšati komunikaciju“ napišite, na primer: „Obaveštenje o promeni prostorije navodi ciljnu prostoriju i vreme početka.“ Zabeležite kakav efekat očekujete; tako mera ostaje povezana sa prvobitnim problemom.

  6. Utvrdi odgovornost i rok

    Za svaku izmenu unesi odgovornu osobu, rok za završetak i očekivani rezultat. „Tim“ nije dovoljno kao zaduženje. Dodaj potrebnu pomoć i proverljiv dokaz da je posao završen, na primer „tekst najave nalazi se u odobrenom rasporedu“, kako se ne bi samo označilo da je nešto planirano.

  7. Prenesi odluke u pripremu

    Pošalji kratak zapisnik o odlukama učesnicima i prenesi zadatke u pripremu sledećeg izdanja. Tamo postavi kontrolnu tačku pre primene. U narednoj evaluaciji uporedi prvobitni nalaz sa novim zapažanjima, a ne samo sa spiskom zadataka.

Tako će naknadni razgovor ostati objektivan

Ovako

  • Zabeležiti konkretnu situaciju i njen uticaj
  • Sačuvati protivrečne izjave jednu pored druge
  • Pojedinačnu ozbiljnu prijavu obraditi zasebno
  • Dokumentovati i procedure koje su zadržane

Ne ovako

  • Prihvatiti „Bilo je haotično“ kao nalaz bez navođenja situacije
  • Zameniti iskaz koji odstupa mišljenjem većine
  • Izostaviti ozbiljnu prijavu zbog male učestalosti
  • Beležiti samo greške i zaboraviti na ono što funkcioniše

Ove rezultate označavaš kako napreduješ

Nakon događaja

Čuvanje

Nakon sastanka

Odluka

Pre sledećeg izdanja

Sprovođenje

Česta pitanja

  1. Zakaži razgovor ubrzo nakon događaja, čim budu dostupne najvažnije povratne informacije i beleške o toku događaja. Zabeleži utiske odmah po završetku događaja, ali razgovor održi kada se učesnici odmore. Ne postoji opšti fiksni rok za to, važno je da zapažanja još budu konkretna, a odluke mogu da se primene na vreme.

Učini svoje događaje vidljivim na udansa

Unosiš svoje događaje u udansa hub, ručno ili putem interfejsa iz svog softvera za upravljanje. Ocene iz potvrđenih rezervacija mogu ti pružiti dodatne uvide za naknadne aktivnosti.

udansa za organizatore

Povezano s tim