Plan za hitne situacije na tvom događaju definiše način prijavljivanja

Na plesnom događaju neko sa strane često prvi primeti incident: nastavnik, osoblje garderobe ili osoba na recepciji. Ovo zapažanje mora da stigne do nadležne osobe, a da se ne izgubi u opštoj gužvi tokom događaja. Zato u planu za vanredne situacije treba povezati uloge, način kontakta i zamenu. Potrebno je i da dobiješ potvrdu prijema prijave: samo poslata poruka nije dokaz da je neko reagovao.

Prijava treba da bude konkretna: šta je primećeno, u kojoj prostoriji ili delu prostora i ko je dostupan za dodatna pitanja? U slučaju medicinskog incidenta, zapažanje nije dijagnoza. U slučaju neposredne opasnosti, interni lanac obaveštavanja ne sme da odloži poziv lokalnom broju za hitne slučajeve. Tvoj tim mora da zna tačnu lokaciju događaja i predviđeni pristup.

Unapred usaglasi ove kontaktne tačke sa mestom održavanja događaja i nadležnim stručnim službama; lokalni zahtevi i ovlašćenja zavise od mesta i događaja. Ova stranica objašnjava komunikaciju, ali ne zamenjuje medicinska uputstva, bezbednosni plan, pravnu proveru niti planiranje intervencije. U okviru organizacije plesnog događaja, ovo je zasebna oblast za usaglašavanje, a ne dodatna stavka u programu.

Jedinstven način prijavljivanja ne znači da jedna osoba treba sama da rešava svaki problem. U slučaju medicinskog incidenta, spoljnim službama potrebni su precizni podaci o lokaciji i pristupačno mesto za prijem. Osoba određena za tu ulogu može da sprovede pristigle pomagače do pogođenog prostora. Interni koordinator događaja održava vezu sa timom, ali ne donosi stručne odluke.

U slučaju nestanka struje, tehničku procenu obavljaju osobe zadužene za to na lokaciji događaja. Tvoj tim ne tretira nestanak struje kao puki problem sa muzikom i ne interveniše samoinicijativno na električnim instalacijama. Za komunikaciju je potreban rezervni način koji ne zavisi od opreme koja je prestala da radi. Aplikacija za razmenu poruka na svim telefonima nije pouzdana zamena ako u zgradi nema signala.

I mesta okupljanja imaju različite namene: mesto za prijem spoljne pomoći nalazi se na dogovorenom ulazu. Interno mesto za kontakt služi za koordinaciju. Mesto okupljanja gostiju, ako je predviđeno, određuje se u skladu sa lokalnim propisima i nije automatski isto mesto. Ove tačke ne smeju da blokiraju ulaze niti neophodne prolaze. Jasni nazivi su korisniji od usputnih uputstava poput „napred kod vrata“.

Kada se plesni podijum privremeno zatvori, odmah se javljaju pitanja. DJ možda vidi samo kvar na ozvučenju, dok je recepcija već dobila drugačiju informaciju. Komunikacija u hitnim situacijama tokom događaja mora da objedini ove informacije pre nego što različite osobe počnu da iznose protivrečne tvrdnje. Zato se unapred određuje ko sastavlja potvrđene informacije za goste i ko ih prenosi.

Obaveštenje o privremenom prekidu moglo bi da glasi: „Privremeno prekidamo program. Dodatne informacije saopštićemo putem voditelja.“ Ova formulacija ne zamenjuje bezbednosna uputstva prilagođena konkretnoj situaciji. Ako je potrebno kretanje ili evakuacija, primenjuju se lokalne procedure usaglašene sa stručnim licima. Način komunikacije mora da dopre i do gostiju koji ne mogu da čuju razglas ili ne razumeju jezik događaja.

Odluku o nastavku ili prekidu treba odvojiti od njenog sprovođenja: tehničko osoblje i voditelj postupaju u skladu sa potvrđenom odlukom. To što je vidljiv kvar otklonjen ne znači automatski da je sve u redu. U tvojoj organizaciji poslovanja plesne škole, ažurni spisak kontakata čuva se na unapred određenom mestu. Timu je dostupan tokom brifinga pred događaj, zajedno sa rezervnim načinima komunikacije i jasno utvrđenim nadležnostima za donošenje odluka.