Một nhận định kết nối phản hồi với quy trình
Trước hết, phản hồi chỉ mô tả một góc nhìn, chứ chưa xác định nguyên nhân. “Workshop diễn ra quá gấp gáp” có thể có nghĩa là phần giải thích quá nhanh, buổi học bắt đầu muộn hoặc người tham dự bỏ lỡ phần hướng dẫn trong lúc cả nhóm chuyển phòng. Vì vậy, để việc đánh giá sau sự kiện hữu ích, hãy liên kết ý kiến đó với một thời điểm, một tình huống và một ảnh hưởng cụ thể.
Với mỗi nhận định, hãy dùng các trường sau: Quan sát, nguồn, ảnh hưởng, nguyên nhân có thể có và điểm chưa rõ. Một ví dụ hoàn toàn hư cấu: khách tham dự cho biết họ đã bỏ lỡ lúc workshop bắt đầu; giảng viên khách mời nhớ rằng người tham dự liên tục đến muộn; đội ngũ ghi nhận phòng được bàn giao trễ. Những thông tin này kết hợp lại thành một diễn biến hợp lý, nhưng vẫn chưa chứng minh được mọi nguyên nhân được suy đoán.
Hãy đặt mục tiêu ban đầu bên cạnh để bạn có thể đánh giá phản hồi một cách hợp lý. Bạn chỉ cần dẫn đến kế hoạch sự kiện với đối tượng mục tiêu và hình thức tham gia. Một buổi social được tổ chức với chủ đích cởi mở cần những tiêu chí khác với một workshop có nội dung nối tiếp nhau.
Buổi tổng kết sau sự kiện tập trung vào các quyết định liên quan đến quy trình. Việc đối soát tài chính và duy trì khách hàng lâu dài vẫn là những công việc riêng. Sau đó, hãy cập nhật các thay đổi đã thống nhất vào tài liệu dùng để tổ chức sự kiện khiêu vũ, thay vì tạo thêm một hệ thống lập kế hoạch thứ hai dễ mâu thuẫn. Đồng thời, hãy lưu lại rõ ràng những quy trình đã diễn ra tốt như một tiêu chuẩn: nếu không, lần tổ chức tiếp theo có thể vô tình thay đổi chính những điều vốn đã hoạt động đáng tin cậy.
