Μετάβαση στο κύριο περιεχόμενο
Διεξαγωγή μαθημάτων5 λεπτά

Οργάνωσε αντικατάσταση στη σχολή χορού σου: Δες πώς να το κάνεις

Κείμενο: Mary De LucaΕνημέρωση:

Με λίγα λόγια
  • Αποφασίζεις αν θα γίνει αναπλήρωση ή ακύρωση, με βάση την καταλληλότητα για τη διδασκαλία, την οριστική επιβεβαίωση και την έγκαιρη άφιξη.
  • Ορίζεις ένα χρονικό σημείο για την απόφαση, ώστε η ομάδα να λάβει σαφή ενημέρωση πριν ξεκινήσει.
  • Ενημερώνεις όλους τους συμμετέχοντες που επηρεάζονται για την ημερομηνία, τον τόπο και την αλλαγή που τελικά αποφασίστηκε.
  • Καταγράφεις την απόφαση, την αποστολή των μηνυμάτων και την κατάσταση του μαθήματος μαζί, στην αντίστοιχη ημερομηνία μαθήματος στην πλατφόρμα διαχείρισης.

Μια δήλωση ασθένειας φτάνει συχνά ακριβώς τη στιγμή που η υποδοχή είναι ήδη γεμάτη. Μια σαφής διαδικασία αποτρέπει το ενδεχόμενο η δασκάλα, το γραφείο και οι συμμετέχοντες να γνωρίζουν τρεις διαφορετικές εκδοχές για την ίδια βραδιά.

Τι χρειάζεσαι για τη διαδικασία ακύρωσης

  • Προγραμματισμένο μάθημα με τμήμα, αίθουσα και ώρα διδασκαλίας
  • Διαθέσιμοι αναπληρωτές εκπαιδευτές που είναι ήδη γνωστοί
  • Σύντομες σημειώσεις διδασκαλίας σχετικά με την τελευταία κατάσταση του τμήματος
  • Λίστα επαφών, συμπεριλαμβανομένων όσων έχουν δηλώσει συμμετοχή σε δοκιμαστικά μαθήματα
  • Ένα άτομο με δικαίωμα λήψης αποφάσεων και πρόσβαση στη διαχείριση

Η επιβεβαίωση μετρά μόνο όταν είναι εφικτή η παράδοση

Ένας διαθέσιμος εκπαιδευτής δεν είναι ακόμη κατάλληλος αντικαταστάτης. Πρέπει να μπορεί να καλύψει το στιλ χορού και το τρέχον επίπεδο του μαθήματος, να φτάσει έγκαιρα και να ξεκινήσει το μάθημα χωρίς να χρειαστεί να ψάχνει εκείνη τη στιγμή για μουσική ή πρόσβαση στην αίθουσα. Για παράδειγμα, για ένα μάθημα Σάλσα (Salsa), η ένδειξη «μεσαίο επίπεδο» δεν αρκεί: σημασία έχουν η φιγούρα που εξασκήθηκε τελευταία, το μέτρημά της και το θέμα με το οποίο ασχολείται τώρα η ομάδα. Ένα κατάλληλο μάθημα επανάληψης μπορεί να είναι προτιμότερο από καινούργια ύλη χωρίς σύνδεση με όσα έχουν ήδη διδαχθεί.

Μην αντιμετωπίζεις ποτέ ένα ανοιχτό αίτημα ως επιβεβαιωμένη αντικατάσταση. Μέχρι να δοθεί οριστική επιβεβαίωση, το ραντεβού παραμένει υπό επεξεργασία εσωτερικά. Ένα άτομο συντονίζει τη λήψη της απόφασης, ενώ η υποδοχή και οι εκπαιδευτές ανατρέχουν στην ίδια καταχώριση. Γι’ αυτό, στη διαχείριση της σχολής χορού σου χρειάζεται επίσης να υπάρχει ένα σαφώς ορισμένο σημείο όπου καταγράφεται η πορεία της επεξεργασίας.

Το χρονικό σημείο λήψης της απόφασης εξαρτάται από τον χρόνο που απομένει: πρέπει να υπάρχει ακόμη χρόνος για την άφιξη της ομάδας, την παράδοση και την επικοινωνία. Δεν πρόκειται για ένα καθολικό χρονικό όριο σε λεπτά. Τα υπάρχοντα στοιχεία για τις αίθουσες και τις ώρες μαθημάτων στο πρόγραμμά σου αποτελούν τη βάση για την απόφαση. Αν ακυρωθεί ένα μεμονωμένο μάθημα, άλλαξε τη συγκεκριμένη ημερομηνία, όχι κατά λάθος ολόκληρη τη σειρά μαθημάτων.

Μια ορατή ένδειξη της κατάστασης επεξεργασίας επιτρέπει στο προσωπικό της υποδοχής να απαντά σε διευκρινιστικές ερωτήσεις χωρίς να διακόπτει την εν εξελίξει διαδικασία λήψης απόφασης.
Μια ορατή ένδειξη της κατάστασης επεξεργασίας επιτρέπει στο προσωπικό της υποδοχής να απαντά σε διευκρινιστικές ερωτήσεις χωρίς να διακόπτει την εν εξελίξει διαδικασία λήψης απόφασης.

Αντιμετώπισε μια ακύρωση της τελευταίας στιγμής σε επτά βήματα

  1. Προσδιόρισε το μάθημα που αφορά

    Καταχώρισε την ημερομηνία, την ώρα, το τμήμα, την αίθουσα και τον εκπαιδευτικό που απουσίαζε στο μάθημα. Σήμανε εσωτερικά την υπόθεση ως «σε εξέλιξη» και όρισε το άτομο που θα λάβει την κρίσιμη απόφαση. Έτσι παραμένει σαφές ποιος θα καταγράψει την επόμενη δεσμευτική ενημέρωση, ακόμη κι αν την αναφορά τη λάβουν πολλά μέλη του προσωπικού.

  2. Καθόρισε το σημείο λήψης απόφασης

    Όρισε ένα χρονικό σημείο έως το οποίο πρέπει να έχει επιβεβαιώσει τη διαθεσιμότητά του ένα κατάλληλο άτομο για αντικατάσταση. Λάβε υπόψη την έναρξη του μαθήματος, τις συνήθεις διαδρομές μετάβασης και την απαραίτητη παράδοση. Σημείωσε επίσης πότε θα γίνει η επόμενη ενημέρωση, αν η ομάδα γνωρίζει ήδη ότι υπάρχει αβεβαιότητα.

  3. Ζήτησε κατάλληλη αντικατάσταση

    Επικοινώνησε με κάποιο γνωστό άτομο που διδάσκει και είναι κατάλληλο επαγγελματικά, και ενημέρωσέ το για την ώρα έναρξης και λήξης, τον τόπο, το χορευτικό είδος και το επίπεδο του τμήματος. Ζήτησε δεσμευτική επιβεβαίωση ότι θα αναλάβει και θα φτάσει εγκαίρως. Αν κάνεις πολλές ερωτήσεις, κράτησε τις απαντήσεις συγκεντρωμένες και ακύρωσε τα αιτήματα που εκκρεμούν μόλις βρεθεί αντικαταστάτης.

  4. Επιβεβαίωσε ή απόρριψε την αντικατάσταση

    Επιβεβαίωσε την αντικατάσταση μόνο αν συμφωνούν η καταλληλότητα για τη διδασκαλία, η ώρα άφιξης και η παράδοση. Αν μέχρι τη στιγμή της απόφασης δεν έχεις λάβει μια αξιόπιστη επιβεβαίωση, αποφάσισε να την απορρίψεις. Καταχώρισε την τελική απόφαση πριν προλάβουν η υποδοχή ή οι εκπαιδευτές να δώσουν διαφορετικές πληροφορίες στην ομάδα.

  5. Ενημέρωσε την ομάδα που επηρεάζεται

    Στείλε ένα σαφές μήνυμα με το όνομα του μαθήματος, την ημερομηνία, την ώρα και το αποτέλεσμα μέσω του συνηθισμένου καναλιού επικοινωνίας του μαθήματος. Αν υπάρχει αντικατάσταση, ανέφερε τον/την εκπαιδευτή/τρια και τυχόν αλλαγές στο περιεχόμενο. Αν ακυρωθεί το μάθημα, δήλωσε ρητά ποια συνάντηση δεν θα πραγματοποιηθεί. Συμπεριέλαβε και τους εγγεγραμμένους επισκέπτες και σημείωσε πότε στάλθηκε το μήνυμα.

  6. Παράδωσε την ευθύνη επιτόπου

    Σε περίπτωση αντικατάστασης, παραδίδεις τον στόχο του μαθήματος, τις τελευταίες δυσκολίες, τη μουσική και τις πληροφορίες για την πρόσβαση στην αίθουσα. Η υποδοχή γνωρίζει ποιο άτομο θα αναλάβει το μάθημα. Σε περίπτωση ακύρωσης, η υποδοχή λαμβάνει οριστική ενημέρωση και μια σημείωση για όσους παρ’ όλα αυτά φτάσουν. Σταματάς την περιττή προετοιμασία για το μάθημα που ακυρώθηκε.

  7. Ολοκλήρωσε σωστά την καταχώριση του ραντεβού

    Μετά την προγραμματισμένη λήξη του μαθήματος, ενημέρωσε την καταχώριση σύμφωνα με το τι έγινε στην πράξη: αν πραγματοποιήθηκε με αντικαταστάτη ή αν ακυρώθηκε. Σε περίπτωση αντικατάστασης, πρόσθεσε μια σύντομη σημείωση για το μάθημα, για τον/την τακτικό/ή εκπαιδευτή/τρια. Διατήρησε τη σύνδεση με το αρχικό ραντεβού και τις καταγραφές αποστολής, αντί να διαγράψεις την ακύρωση χωρίς ίχνος.

Έτσι η αλλαγή παραμένει σαφής

Έτσι γίνεται σωστά

  • Ανάφερε την ομάδα που αφορά στο θέμα του μηνύματος
  • Παράλειψε τις λεπτομέρειες για την υγεία από το μήνυμα του μαθήματος
  • Καταχώρισε τις αλλαγές αίθουσας με τον ίδιο τρόπο στο μήνυμα και στο ραντεβού
  • Διόρθωσε ρητά τις παρωχημένες ανακοινώσεις

Όχι έτσι

  • Μην γράφεις μόνο «Αλλαγή σήμερα» χωρίς να αναφέρεις το μάθημα
  • Μην κοινοποιείς το ιατρικό ιστορικό του εκπαιδευτή
  • Μην αναφέρεις τη νέα αίθουσα μόνο στη συνομιλία των εκπαιδευτών
  • Μην αφήνεις αντιφατικά μηνύματα ασχολίαστα

Σημεία που μπορείς να τσεκάρεις

Κατά τη δήλωση ακύρωσης

Καταχώριση

Πριν από την έναρξη του μαθήματος

Διασταύρωση

Μετά το ραντεβού

Ολοκλήρωση

Συχνές ερωτήσεις

  1. Ανάφερε τον αναπληρωτή δάσκαλο ή την αναπληρώτρια δασκάλα και επιβεβαίωσε ρητά ποια στοιχεία του μαθήματος παραμένουν ίδια. Ένα υπόδειγμα: „Το μάθημά σου Σάλσα (Salsa) στις [ημερομηνία] στις [ώρα] θα γίνει στην [αίθουσα] με τον/την [όνομα]. Σήμερα θα επαναλάβετε το [θέμα].“ Παράλειψε την αναφορά στο περιεχόμενο αν δεν αλλάζει τίποτα και απόφυγε μια αόριστη ανακοίνωση όπως „Μάλλον θα υπάρχει αντικαταστάτης“.

Κάνε ορατές τις ημερομηνίες των μαθημάτων σου

Μπορείς να καταχωρίζεις τα μαθήματά σου στο udansa hub χειροκίνητα ή μέσω διασύνδεσης με το λογισμικό διαχείρισής σου. Έτσι, όσοι ενδιαφέρονται για χορό βρίσκουν τις προσφορές σου στις σελίδες πόλεων και χορευτικών ειδών του udansa, ενώ η εσωτερική σου διαδικασία για ακυρώσεις παραμένει η βάση για αξιόπιστες πληροφορίες σχετικά με τις ημερομηνίες των μαθημάτων.

Το udansa για σχολές χορού

Δες επίσης