Tanssibileiden järjestäminen Augsburgissa: ideasta toteutukseen

Kirjoita ylös, kenelle suunnittelet tapahtumaa, millainen musiikki luo tunnelmaa ja onko tapahtuma avoin kaikille vai rajattu tietylle henkilöpiirille. Päätä myös, onko sisäänpääsy maksuton vai tarvitsetko liput, sillä se vaikuttaa kustannuslaskelmaan, sisäänpääsyn järjestämiseen ja tapahtuman mainostamiseen.

Kohdista sopivaan tapahtumapaikkaan tilan, tekniikan, musiikin, henkilökunnan, siivouksen ja mahdollisten oikeusmaksujen kustannukset. Varaa puskurisummaa ja määritä peruutussääntö. Suunnitelmasi on realistinen vasta, kun välttämättömät kulut eivät ole täysin riippuvaisia siitä, että tapahtuma myydään loppuun.

Selvitä yhdellä kertaa tilan ylläpitäjän ja asianomaisten tahojen kanssa, mitä käyttöehtoja, ilmoituksia tai lupia hankkeeseesi sovelletaan. Kirjaa ylös tilan käyttö, meluntorjunta, musiikin käyttöoikeudet ja tarvittaessa alkoholijuomien anniskelu tai alaikäisten suojelu. Dokumentoi, kuka hoitaa hakemukset ja määräajat. Julkaise vasta, kun tarvittavat perusedellytykset on vahvistettu sitovasti.

Nimeä tapahtuman johtaja, musiikista vastaava, ovihenkilö ja turvallisuusvastaava sekä kullekin varahenkilö. Tapahtuman johtaja päättää keskeyttämisestä tai lopettamisesta, ja ovihenkilö valvoo enimmäishenkilömäärän noudattamista. Määritä tavoitettavissa oleva ilmoituskanava sekä toimintatavat häirintätilanteiden, loukkaantumisten ja teknisten häiriöiden varalle.

Suunnittele saapuminen, tanssijaksot, mahdolliset tauot ja lopetus sekä pystytys ja purku. Kerro musiikista vastaaville sopivat tempot, tyylirajaukset ja siirtymät. Laadi varasuunnitelma musiikin mahdollisen katkeamisen varalle. Äänitestin on oltava valmis ennen sisäänpääsyä, ja sen aikana on varmistettava, että kuulutukset kuuluvat selkeästi.

Julkaise paikka, alkamisaika, musiikin luonne, osallistumisehdot ja mahdolliset lippusäännöt selkeästi esimerkiksi udansan kautta. Valmistele vieraslista tai liput, paikallaolijoiden laskenta sekä uudelleen sisäänpääsyä koskevat säännöt. Sisäänkäynnin tiimillä on samat tiedot kuin vierailla, eikä sen tarvitse keksiä erityissääntöjä lennosta.

Käy ennen ovien avaamista tiimin kanssa läpi asiakkaan kulkureitti ja häiriötilanne. Sen jälkeen vastuuhenkilöt aloittavat toiminnan suunnitelman mukaisesti, kirjaavat tärkeät tapahtumat ja luovuttavat lopuksi tilan ja tekniikan. Kirjaa tämän jälkeen kustannukset ja parannukset seuraavia juhlia varten.