Kaip pasirūpinti darbais po savo renginio

Po renginio išsaugok komandos užrašus ir jau gautus atsiliepimus. Užduok svečiams ir kviestiniams mokytojams tuos pačius trumpus klausimus: Kas pavyko, kur strigo, kokią konkrečią situaciją turi omenyje? Rink konkrečius patirties pavyzdžius, o ne bendrus pasitenkinimo įvertinimus, ir iš pradžių atskirk skirtingas perspektyvas.

Priskirk medžiagą tokioms situacijoms kaip užsiėmimo pradžia, orientavimasis, persikėlimas į kitą patalpą ir priežiūra. Sujunk teiginius apie tą patį įvykį, bet neištrink skirtingų patirčių. Grupavimas naudingas, jei gali atpažinti, kas kokią situaciją patyrė ir kokių pasekmių tai sukėlė.

Per aptarimą po įvykio sugretink planuotą ir faktinę eigą. Paprašyk dalyvių papildyti ją savo pastebėjimais, prieš aptariant priežastis. Aiškiai pažymėk prielaidas: iš teiginio „nebuvo pranešimo“ negalima be įrodymų daryti išvados, kad „atsakingas asmuo nieko nedarė“.

Pirmiausia atskirk incidentus, galinčius kelti pavojų ar peržengti ribas, ir perduok juos atskirai nagrinėti atsakingam vadovui. Kitus pastebėjimus įvertink pagal tai, kaip jie trukdo dalyvauti, kokia pasikartojimo rizika ir kiek komandos darbo galima išvengti. Vien dažni paminėjimai neturi nulemti eiliškumo.

Kiekvienam prioritetiniam pastebėjimui suformuluok stebimą pokytį. Užuot rašęs „Pagerinti komunikaciją“, pavyzdžiui, rašyk: „Pranešime apie salės pakeitimą nurodoma nauja salė ir pradžios laikas.“ Užfiksuok, kokio poveikio tikiesi, taip priemonė liks susieta su pradine problema.

Prie kiekvieno pakeitimo nurodyk atsakingą asmenį, užbaigimo terminą ir numatomą rezultatą. Vien „komanda“ kaip atsakingąją nurodyti nepakanka. Nurodyk reikalingą indėlį ir patikrinamą atlikimo įrodymą, pavyzdžiui, „pranešimo tekstas įtrauktas į patvirtintą renginio eigą“, kad niekas nepažymėtų vien ketinimo kaip atlikto.

Išsiųsk trumpą sprendimų protokolą visiems susijusiems asmenims ir perkelk užduotis į kito leidimo pasirengimo procesą. Ten prieš pradedant jas vykdyti nustatyk kontrolinį tašką. Per kitą vertinimą palygink pradinę išvadą su naujais pastebėjimais, o ne vien užduočių sąrašu.