Tavo renginio ekstremaliųjų situacijų planas aiškiai nustato pranešimo tvarką

Šokių renginyje incidentą pirmiausia dažnai pastebi kas nors iš šalies: mokytojas, rūbinės darbuotojas ar registratūroje dirbantis žmogus. Šis pastebėjimas turi pasiekti atsakingą asmenį ir nepasimesti bendrame renginio šurmulyje. Todėl tavo pasirengimo ekstremalioms situacijoms plane turi būti numatyti vaidmenys, kontaktiniai kanalai ir pavadavimas. Taip pat būtina patvirtinti, kad pranešimas gautas: vien išsiųstas tekstas neįrodo, kad kas nors sureagavo.

Pranešimo turinys turi būti konkretus: kas pastebėta, kurioje patalpoje ar vietoje ir su kuo galima susisiekti, jei reikėtų daugiau informacijos? Medicininio incidento atveju pastebėjimas nėra diagnozė. Kilus tiesioginiam pavojui, vidinė pranešimų grandinė neturi uždelsti skambučio vietos skubiosios pagalbos numeriu. Tavo komanda turi žinoti tikslų renginio adresą ir numatytą įėjimą.

Iš anksto suderink šiuos veiksmus su renginio vieta ir atitinkamomis kvalifikuotomis institucijomis; vietos reikalavimai ir įgaliojimai priklauso nuo vietovės ir renginio. Šiame puslapyje paaiškinama, kaip komunikuoti, tačiau jis nepakeičia medicininių nurodymų, saugumo plano, teisinio įvertinimo ar reagavimo į ekstremalias situacijas planavimo. Šokių renginio organizavimas tai atskira derinimo sritis, o ne papildoma programos dalis.

Bendras pranešimo kanalas nereiškia, kad vienas žmogus turi pats išspręsti kiekvieną problemą. Įvykus medicininiam incidentui, išorės pagalbai reikia tikslios vietos informacijos ir lengvai pasiekiamo pasitikimo punkto. Tam paskirtas žmogus gali palydėti atvykstančius pagalbininkus į reikiamą vietą. Renginio vidaus koordinavimo komanda palaiko ryšį su komanda, bet nepriima profesinių sprendimų.

Elektros tiekimo sutrikimo techninį vertinimą atlieka už tai atsakingi renginio vietos darbuotojai. Tavo komanda nelaiko elektros tiekimo sutrikimo vien muzikos problema ir savavališkai neliečia elektros įrenginių. Bendravimui reikia atsarginio būdo, kuris nepriklauso nuo neveikiančios įrangos. Žinučių programėlė visuose telefonuose nėra patikimas atsarginis būdas, jei pastate nėra ryšio.

Susitikimo vietos taip pat turi skirtingas paskirtis: išorės pagalbai skirtas pasitikimo punktas yra prie suderinto įėjimo. Vidaus kontaktinis punktas skirtas koordinavimui. Jei numatytas atskiras svečių susirinkimo punktas, jis parenkamas pagal vietos reikalavimus ir nebūtinai sutampa su kitomis vietomis. Šie punktai neturi užstoti įėjimų ar būtinų praėjimų. Aiškūs pavadinimai padeda labiau nei spontaniški nurodymai, pavyzdžiui, „priekyje, prie durų“.

Kai šokių aikštelėje padaroma pertrauka, iškart kyla klausimų. DJ galbūt mato tik garso įrangos gedimą, o registratūra jau gauna kitokią informaciją. Renginio komunikacija ekstremaliosios situacijos metu turi sujungti šią informaciją, kol skirtingi žmonės nepradėjo skleisti prieštaringų teiginių. Todėl iš anksto sutariama, kas parengia svečiams skirtą patvirtintą informaciją ir kas ją perduoda.

Paprastas pranešimas apie pertrauką galėtų skambėti taip: „Programą laikinai sustabdome. Daugiau informacijos bus pateikta per renginio vedėją.“ Ši formuluotė nepakeičia nuo situacijos priklausančių saugumo nurodymų. Jei reikia pajudėti ar evakuotis, vadovaujamasi specialistų suderinta vietos tvarka. Komunikacijos būdas taip pat turi pasiekti svečius, kurie negirdi pranešimo per garsiakalbius arba nesupranta renginio kalbos.

Sprendimą tęsti renginį ar jį nutraukti reikia atskirti nuo jo įgyvendinimo: technikos komanda ir renginio vedėjas įgyvendina patvirtintą sprendimą. Vien tai, kad matomas gedimas pašalintas, dar nereiškia, kad renginį galima tęsti. Tavo šokių mokyklos veiklos organizavimo dokumentuose nurodoma nuolatinė kontaktų sąrašo saugojimo vieta. Renginio instruktažo metu jis pateikiamas komandai kartu su atsarginiais susisiekimo būdais ir nustatyta atsakomybe už sprendimų priėmimą.