Lompat ke kandungan utama
Aliran kerja acara6 minit

Cara mengurus kerja susulan selepas acara

Oleh Mary De LucaDikemas kini

Ringkasnya
  • Anda mengumpulkan maklum balas daripada tetamu, pengajar jemputan dan pasukan secara berasingan, kemudian mengelaskannya mengikut situasi tertentu.
  • Dalam sesi ulasan, anda membezakan pemerhatian daripada andaian dan mengutamakan masalah berdasarkan kesannya.
  • Bagi setiap perubahan yang diputuskan, anda mencatat orang yang bertanggungjawab, tarikh akhir dan hasil yang boleh dikenal pasti.
  • Anda memasukkan tugasan yang belum selesai dalam persediaan edisi seterusnya dan menyemak pelaksanaannya di sana.

Selepas tarian terakhir, selalunya ada dua cerita: penonton yang teruja dan pasukan yang keletihan. Kedua-duanya boleh benar. Penilaian yang berguna turut menampakkan masalah yang tidak disedari oleh tetamu.

Ini yang kamu perlukan untuk sesi perbincangan susulan

  • Maklum balas daripada tetamu, pengajar jemputan dan pasukan
  • Atur cara yang dirancang dan catatan tentang perjalanan sebenar
  • Dokumen bersama untuk dapatan dan keputusan
  • Pihak yang terlibat dan memahami proses berkaitan
  • Moderator dan pencatat minit yang telah ditetapkan

Satu dapatan menghubungkan maklum balas dengan perjalanan acara

Maklum balas pada mulanya menggambarkan satu perspektif, bukan punca. “Bengkel itu terlalu tergesa-gesa” mungkin bermaksud penerangan terlalu cepat, acara bermula lewat atau peserta terlepas kelas semasa berpindah bilik. Jadi, untuk membuat penilaian selepas acara yang berguna, kaitkan kenyataan itu dengan masa, situasi dan kesannya.

Gunakan medan berikut bagi setiap dapatan: Pemerhatian, sumber, kesan, kemungkinan punca dan perkara yang masih belum jelas. Contoh yang direka khas: Tetamu melaporkan bahawa mereka terlepas permulaan bengkel; tenaga pengajar jemputan mengingati peserta yang tiba berterusan; pasukan pula mencatat bahawa bilik lewat dibuka. Semua ini membentuk satu rangkaian peristiwa yang munasabah, tetapi belum membuktikan setiap punca yang disyaki.

Catatkan juga matlamat asal supaya kamu boleh menilai aduan dengan sewajarnya. Untuk itu, cukup dengan merujuk konsep acara dengan kumpulan sasaran dan format penyertaan kamu. Sesi tarian sosial yang sengaja dibuat terbuka memerlukan ukuran yang berbeza daripada bengkel yang kandungannya disusun secara berperingkat.

Sesi penilaian berakhir apabila keputusan tentang perjalanan acara dibuat. Pengiraan kewangan dan usaha mengekalkan pelanggan dalam jangka panjang ialah tugas yang berasingan. Selepas itu, masukkan perubahan yang dipersetujui ke dalam dokumen yang kamu gunakan untuk menganjurkan acara tarian, bukannya mewujudkan sistem perancangan kedua yang bercanggah. Catatkan juga secara khusus perkara yang berjalan lancar sebagai standard. Jika tidak, edisi seterusnya mungkin mengubah perkara yang sebenarnya sudah berfungsi dengan baik.

Tempat simpanan bersama mengelakkan perubahan yang telah dipersetujui hanya tercatat dalam buku nota peribadi salah seorang yang terlibat.
Tempat simpanan bersama mengelakkan perubahan yang telah dipersetujui hanya tercatat dalam buku nota peribadi salah seorang yang terlibat.

Tujuh langkah ke arah perubahan yang boleh dilaksanakan

  1. Simpan kenangan dan maklum balas

    Selepas acara, simpan catatan pasukan dan maklum balas yang sudah diterima. Berikan tetamu dan tenaga pengajar jemputan soalan ringkas yang sama: Apa yang berjalan lancar, bahagian mana yang tersekat, situasi yang mana kamu maksudkan? Kumpulkan pengalaman yang konkrit, bukannya penilaian kepuasan umum, dan asingkan dahulu perspektif setiap pihak.

  2. Kelompokkan pernyataan mengikut situasi

    Kelompokkan bahan mengikut situasi seperti permulaan kelas, orientasi, pertukaran bilik dan bimbingan. Gabungkan pernyataan tentang perkara yang sama tanpa memadam pengalaman yang berbeza. Satu kelompok berguna jika awak dapat mengenal pasti siapa mengalami situasi yang mana dan kesan yang timbul daripadanya.

  3. Merekonstruksi urutan sebenar

    Dalam sesi perbincangan selepas kejadian, bandingkan urutan yang dirancang dengan urutan sebenar. Minta mereka yang terlibat menambah pemerhatian sebelum kamu membincangkan puncanya. Tandakan andaian dengan jelas; tanpa bukti, daripada “pengumuman itu tiada” tidak boleh disimpulkan bahawa “orang yang bertanggungjawab tidak berbuat apa-apa”.

  4. Utamakan dapatan berdasarkan kesannya

    Asingkan dahulu insiden yang berpotensi membahayakan atau melanggar batas untuk ditangani secara berasingan bersama pihak pengurusan yang bertanggungjawab. Berikan keutamaan kepada dapatan lain berdasarkan kesannya terhadap penyertaan, risiko berulang dan beban kerja pasukan yang boleh dielakkan. Kekerapan sesuatu perkara disebut sahaja tidak menentukan susunannya.

  5. Merumuskan perubahan yang khusus

    Rumuskan perubahan yang boleh diperhatikan bagi setiap dapatan yang diberi keutamaan. Daripada menulis „Tingkatkan komunikasi“, contohnya, tulis: „Pengumuman pertukaran bilik menyatakan bilik tujuan dan waktu mula.“ Catat kesan yang dijangkakan supaya tindakan itu kekal berkaitan dengan masalah asal.

  6. Catat tanggungjawab dan tarikh akhir

    Masukkan seorang individu yang bertanggungjawab, tarikh siap dan hasil yang dijangka bagi setiap perubahan. “Pasukan” sahaja tidak memadai sebagai pihak yang bertanggungjawab. Nyatakan bantuan yang diperlukan dan hasil siap yang boleh disahkan, contohnya “teks pengumuman tercatat dalam atur cara yang telah diluluskan”, supaya tiada siapa sekadar menandakan niat sebagai selesai.

  7. Masukkan keputusan dalam persiapan

    Hantar rekod keputusan ringkas kepada pihak yang terlibat dan masukkan tugasan dalam persiapan edisi seterusnya. Tetapkan titik semakan sebelum pelaksanaan. Dalam penilaian seterusnya, bandingkan dapatan asal dengan pemerhatian baharu, bukan sekadar dengan senarai tugasan.

Cara memastikan perbincangan susulan kekal objektif

Begini caranya

  • Catat situasi tertentu berserta kesannya
  • Kekalkan kenyataan yang bercanggah secara bersebelahan
  • Uruskan satu laporan serius secara berasingan
  • Dokumentasikan juga proses yang dikekalkan

Jangan begini

  • Menganggap “huru-hara” sebagai dapatan tanpa menyatakan situasi
  • Menggantikan kenyataan yang berbeza dengan pendapat majoriti
  • Menggugurkan laporan serius kerana kejadiannya jarang berlaku
  • Hanya mencatat kesilapan dan melupakan proses yang berjalan lancar

Kamu tandakan hasil ini dalam sejarah

Selepas acara

Penyimpanan

Selepas perbincangan

Keputusan

Sebelum keluaran seterusnya

Pelaksanaan

Soalan lazim

  1. Adakan sesi penilaian secepat mungkin selepas maklum balas penting dan nota tentang perjalanan acara tersedia. Catat perkara yang masih diingati sebaik sahaja acara tamat, tetapi adakan perbincangan sebenar apabila semua yang terlibat sudah cukup berehat. Tiada tempoh tetap yang sesuai untuk semua keadaan; yang penting, pemerhatian masih khusus dan keputusan masih boleh digunakan tepat pada masanya.

Jadikan acara kamu mudah ditemui di udansa

Kamu masukkan acara kamu dalam udansa hub, secara manual atau melalui integrasi dengan perisian pengurusan kamu. Penilaian daripada tempahan yang disahkan boleh memberi kamu maklumat tambahan untuk tindakan susulan.

udansa untuk penganjur acara

Pilihan berkaitan