Lompat ke kandungan utama
Pengendalian kursus5 minit

Mengatur pengganti di sekolah tarimu: Begini caranya

Oleh Mary De LucaDikemas kini

Ringkasnya
  • Awak membuat keputusan sama ada mencari pengganti atau membatalkan kelas berdasarkan kesesuaian untuk mengajar, komitmen yang pasti dan ketibaan tepat pada masanya.
  • Awak menetapkan masa untuk membuat keputusan supaya kumpulan menerima maklumat yang jelas sebelum bertolak.
  • Awak memaklumkan semua peserta yang terjejas tentang tarikh, tempat dan perubahan yang benar-benar telah diputuskan.
  • Awak mendokumentasikan keputusan, penghantaran mesej dan status kelas bersama-sama pada sesi kursus yang terjejas dalam sistem pengurusan awak.

Makluman cuti sakit sering diterima tepat ketika kaunter sudah sibuk. Proses yang jelas memastikan tenaga pengajar, pejabat dan peserta tidak mendapat tiga versi berbeza tentang malam yang sama.

Ini yang awak perlukan untuk proses pembatalan

  • Sesi kelas terkini dengan kumpulan, bilik dan waktu kelas
  • Pengajar gantian yang boleh dihubungi dan sudah dikenali
  • Nota pengajaran ringkas tentang perkembangan kumpulan terkini
  • Senarai kenalan termasuk mereka yang telah mendaftar untuk kelas percubaan
  • Seorang yang mempunyai kuasa membuat keputusan dan akses pentadbiran

Persetujuan hanya dikira apabila serah tugas boleh dilakukan

Pengajar yang lapang belum semestinya pengganti yang bersedia untuk bertugas. Pengajar itu perlu menguasai gaya tarian dan tahap pembelajaran semasa, tiba tepat pada waktunya dan boleh memulakan kelas tanpa perlu mencari muzik atau akses ke ruang secara spontan. Untuk kelas Salsa, misalnya, maklumat “tahap pertengahan” sahaja tidak mencukupi: perkara yang penting ialah figura yang terakhir dipelajari, kiraannya dan topik yang sedang dibincangkan oleh kumpulan. Kelas ulang kaji yang sesuai mungkin lebih baik daripada bahan baharu yang tidak bersambung dengan pelajaran sebelumnya.

Jangan sekali-kali anggap pertanyaan yang masih terbuka sebagai pengganti yang telah disahkan. Sehingga persetujuan muktamad diberikan, urusan bagi sesi itu masih dalam proses. Seorang sahaja mengurus keputusan; kakitangan penerimaan dan pengajar merujuk catatan yang sama. Oleh itu, pengurusan sekolah tarian kamu juga memerlukan tempat yang jelas untuk mencatat status urusan ini.

Titik keputusan bergantung pada masa yang masih ada sebelum kelas: perjalanan peserta, serah tugas dan kebolehan untuk dihubungi masih perlu dipastikan. Ini bukan had masa tetap yang terpakai untuk semua keadaan. Data sedia ada tentang ruang dan waktu mengajar dalam jadual kelas kamu menjadi asas untuk membuat keputusan. Jika hanya satu kelas dibatalkan, ubah sesi yang berkenaan, bukan seluruh siri kelas secara tidak sengaja.

Status pemprosesan yang dipaparkan membolehkan kakitangan kaunter menjawab pertanyaan susulan tanpa mengganggu proses membuat keputusan yang sedang berjalan.
Status pemprosesan yang dipaparkan membolehkan kakitangan kaunter menjawab pertanyaan susulan tanpa mengganggu proses membuat keputusan yang sedang berjalan.

Uruskan pembatalan saat akhir dalam tujuh langkah

  1. Kenal pasti sesi yang terjejas

    Catat tarikh, waktu, kumpulan, bilik dan pengajar yang tidak hadir dalam sesi tersebut. Tandakan kes itu secara dalaman sebagai „sedang diproses“ dan namakan orang yang bertanggungjawab. Dengan itu, jelas siapa yang akan merekodkan status muktamad seterusnya, walaupun laporan itu diterima oleh beberapa orang kakitangan.

  2. Tetapkan masa untuk membuat keputusan

    Tetapkan masa akhir untuk pengganti yang bersedia mengambil alih mengesahkan kesediaannya. Ambil kira waktu kelas bermula, laluan perjalanan yang biasa dan serah tugas yang diperlukan. Catat juga waktu untuk memberikan maklumat seterusnya, jika kumpulan sudah mengetahui tentang ketidakpastian ini.

  3. Memohon pengganti yang sesuai

    Hubungi tenaga pengajar yang dikenali dan sesuai dari segi kepakaran, maklumkan waktu mula dan tamat, lokasi, gaya tarian serta tahap kumpulan. Minta pengesahan yang jelas bahawa mereka akan mengambil alih dan tiba tepat pada masanya. Jika membuat beberapa permohonan, catat semua jawapan di satu tempat dan batalkan permohonan yang masih terbuka sebaik sahaja pengganti telah ditemui.

  4. Sahkan atau batalkan guru pengganti

    Sahkan guru pengganti hanya jika kesesuaian mengajar, waktu ketibaan dan serah tugas semuanya selaras. Jika tiada pengesahan yang meyakinkan menjelang waktu membuat keputusan, putuskan untuk membatalkan kelas. Masukkan status yang telah diputuskan sebelum pihak kaunter penerimaan atau tenaga pengajar memberikan maklumat yang berbeza kepada kumpulan.

  5. Maklumkan kumpulan yang terlibat

    Hantar mesej yang jelas melalui saluran kelas yang biasa digunakan, dengan nama kelas, tarikh, masa dan hasilnya. Jika ada guru ganti, nyatakan nama guru tersebut serta sebarang perubahan kandungan. Jika kelas dibatalkan, nyatakan dengan jelas sesi yang dibatalkan. Sertakan juga tetamu yang telah mendaftar dan catat masa mesej dihantar.

  6. Serahkan tugas di lokasi

    Jika kamu digantikan, serahkan objektif kelas, kesukaran terkini, muzik dan akses ke ruang; kaunter penerimaan sudah dimaklumkan tentang pengajar baharu. Jika kelas dibatalkan, berikan maklumat yang pasti kepada kaunter penerimaan serta pesanan untuk mereka yang tetap tiba. Persediaan yang tidak perlu untuk sesi yang dibatalkan dihentikan.

  7. Selesaikan sesi dengan kemas

    Selepas waktu kelas yang dijadualkan tamat, padankan rekod dengan apa yang benar-benar berlaku: kelas digantikan dan dijalankan, atau dibatalkan. Jika ada guru ganti, tambahkan nota pengajaran ringkas untuk guru tetap. Kekalkan rujukan kepada sesi asal dan rekod penghantaran, bukannya memadamkan pembatalan tanpa meninggalkan jejak.

Dengan cara ini, perubahan kekal jelas

Begini caranya

  • Nyatakan kumpulan yang terjejas dalam subjek mesej
  • Jangan sertakan butiran kesihatan dalam mesej tentang kursus
  • Pastikan perubahan bilik dinyatakan dengan cara yang sama dalam mesej dan acara
  • Betulkan makluman yang sudah lapuk dengan jelas

Jangan begini

  • Hanya menulis “Perubahan hari ini” tanpa menyebut kursus
  • Menyebarkan kisah penyakit tenaga pengajar
  • Memaklumkan tentang bilik baharu hanya dalam sembang tenaga pengajar
  • Membiarkan mesej yang bercanggah tanpa penjelasan

Perkara-perkara ini boleh kamu tandakan

Semasa membuat laporan pembatalan

Perekodan

Sebelum kelas bermula

Semakan silang

Selepas sesi

Penutup

Soalan Lazim

  1. Nyatakan nama guru pengganti dan sahkan dengan jelas butiran sesi yang tidak berubah. Contohnya: “Kelas Salsa awak pada [tarikh] pukul [masa] akan berlangsung di [bilik] bersama [nama]. Hari ini, kamu akan mengulang [topik].” Jangan sertakan ringkasan kandungan jika tiada perubahan, dan elakkan pengumuman yang samar seperti “Mungkin ada guru pengganti”.

Jadikan jadual kelas kamu mudah dilihat

Kamu boleh memasukkan kelas kamu ke dalam udansa hub secara manual atau melalui sambungan daripada perisian pengurusan kamu. Dengan cara ini, peminat tarian dapat menemukan tawaran kamu di halaman bandar dan gaya udansa; prosedur dalaman kamu untuk mengendalikan kelas yang dibatalkan kekal sebagai asas bagi maklumat jadual yang boleh dipercayai.